רכז/ת אדמינסטרטיבית

הפניקס SMART מגייסת רכז/ת אדמיניסטרטיבית.
התפקיד כולל :
• ניהול מספר יומנים של חברי הנהלה בכירים במקביל,- משנה למנכ"ל וסמנכ"ל, לרבות תיאום פגישות מורכבות ורבות משתתפים.
• תכנון ותיעדוף היומנים בהתאם לדחיפות ותיעדופים ניהוליים.
• אחריות על שינויים והתאמות בזמן אמת ומתן פתרונות מהירים להתנגשויות ביומן.
• עבודה שוטפת מול מנהלים בכירים, עובדים, שותפים עסקיים וספקים.
• ניהול משימות רוחב ומעקב אחר ביצוען מול ממשקים שונים בארגון.
• סיוע בארגון אירועים, כנסים, ימי גיבוש ופעילויות רווחה בהתאם לצורך.
• טיפול בנושאי רכש, חשבוניות והתקשרויות מול ספקים בהתאם למדיניות הארגון.

• ניסיון קודם בניהול לשכה / עוזר/ת אישי/ת / Executive Assistant בסביבה עסקית.
• ניסיון מוכח בניהול מספר יומנים מורכבים במקביל. – חובה
• שליטה גבוהה ב-Outlook וביישומי Microsoft 365.
• יכולת גבוהה של תכנון, תעדוף וניהול מספר רב של משימות במקביל.
• סדר, ארגון וירידה לפרטים.
• עברית רהוטה ויכולת ניסוח טובה בכתב ובע"פ.
• אנגלית ברמה טובה.
• דיסקרטיות ואמינות ברמה גבוהה.