מנהל שמגייס בעצמו, בלי מחלקת משאבי אנוש ייעודית, נופל לרוב לאותן ארבע טעויות: מודעת דרושים שלא אומרת כלום בפועל, ראיון שמכריע "מהבטן" בלי מבנה, שתיקה ממושכת מול מועמדים, והצעת עבודה שמגיעה מאוחר מדי או לא ברורה. אף אחת מהן לא דורשת מחלקת גיוס כדי לתקן, רק תהליך כתוב מראש.
מודעה שלא אומרת כלום בפועל
מודעה שכוללת רשימת "חובה" ארוכה וכללית ("יכולות תקשורת מעולות", "עבודה בצוות") לא מסננת שום דבר, כי כל מועמד יכתוב שהוא עומד בה. התוצאה: הגשות מרובות שלא ממוקדות, וזמן רב שמתבזבז על סינון ידני. הפתרון הוא לרדת לדרישות קונקרטיות שאפשר לבדוק בפועל, לא לתיאורי אופי כלליים. הרחבה מלאה על המבנה הנכון במדריך לכתיבת מודעת דרושים.
ראיון שמכריע "מהבטן"
בלי שאלות קבועות וסולם דירוג מוסכם מראש, כל ראיון הופך להשוואה בין רשמים כלליים ולא בין תשובות בפועל. זה גם הופך את ההחלטה לקשה יותר להגן עליה, גם מול עצמכם. ראיון מובנה, עם אותן שאלות לכל המועמדים ודירוג מיד אחרי כל שאלה, פותר את זה. פירוט מלא במדריך ראיון מובנה.
שתיקה שמאבדת מועמדים טובים
מועמד שמגיש מועמדות ולא מקבל שום עדכון במשך שבועיים מניח שנשכח, ולעיתים כבר עבר הלאה למקום אחר לפני שהתשובה בכלל הגיעה. זו לא בעיה של רצון טוב, אלא של תיאום: פניות מתפזרות בין מייל, וואטסאפ וקבצים, ואף אחד לא "בעל הבית" של המענה. איך לתקן את זה בלי לעבוד יותר קשה, במדריך חוויית מועמד לעסק קטן.
הצעה שמגיעה מאוחר או לא ברורה
אחרי שבועות של תהליך, הרבה מנהלים מאבדים מועמדים דווקא בקו הסיום: הצעה בעל פה בלי פרטים כתובים, או עיכוב של ימים "לסגור פרטים" בזמן שהמועמד מקבל הצעה מקבילה. הצעת עבודה כתובה וברורה, שמגיעה מהר אחרי ההחלטה, היא חלק מהתהליך בדיוק כמו הראיון עצמו. ראו מדריך להצעת עבודה שמתקבלת.
לתקן את זה בלי מחלקת HR
ארבע הטעויות האלה חוזרות כי הן קלות ליפול אליהן כשמנהל אחד מנהל את כל התהליך לצד שאר התפקידים שלו. הפתרון בכל אחת מהן הוא לא לעבוד יותר קשה, אלא לכתוב מראש: מה חובה במודעה, אילו שאלות שואלים בראיון, מתי עונים למועמד, ואיך נראית הצעה סגורה. במערכת הגיוס של Jobder, פרסום המשרה, קבלת המועמדים המדורגים והתקשורת איתם מרוכזים במקום אחד, כך שאף אחד מארבעת השלבים לא נופל בין הכיסאות.