איפה עסק קטן מאבד מועמדים טובים באמצע התהליך?

מועמדים טובים לא נוטשים תהליך גיוס בגלל שהמתחרים הציעו יותר. הם נוטשים בגלל שתיקה. אדם שהגיש לחמישה מקומות ושמע משניים מהם יתקדם עם השניים האלה, גם כשהמשרה שלכם הייתה ההתאמה הטובה ביותר עבורו. זו הסיבה שחוויית מועמד אינה נושא של מוניטין בלבד אלא משתנה תפעולי שמשפיע ישירות על מי נשאר לכם בסוף התהליך.

מהי חוויית מועמד? סך המגע של אדם עם התהליך שלכם מרגע שראה את המודעה ועד התשובה הסופית: מה היה ברור לו, כמה זמן חיכה, ואיך נענה גם כשהתשובה הייתה שלילית. היא נמדדת אצל כל מי שהגיש, ולא רק אצל מי שהתקבל.

למה זה משפיע יותר דווקא בעסק קטן

לתאגיד יש מותג שסופג רושם רע. לעסק קטן אין. אם שלושה מועמדים סיפרו שלא ענו להם, זה כבר משפיע על כמות ההגשות למשרה הבאה שלכם, ולרוב באותו אזור ובאותו תחום שבהם אתם מגייסים שוב ושוב.

מצד שני, כאן גם היתרון הגדול. עסק קטן יכול להשיב תוך יום, לחבר את המועמד ישירות למי שינהל אותו, ולהסביר בכנות מה מסודר ומה עדיין לא. חברה גדולה מתקשה בשלושת אלה. חוויית מועמד היא אחד המקומות הבודדים שבהם הקטן מנצח בלי להוציא שקל, בתנאי שהתהליך מוגדר. הרחבה על בניית הרצף כולו נמצאת בתהליך גיוס לעסק קטן.

שלוש הנקודות שקובעות את הרושם

זמן התגובה הראשון. לא ההחלטה, אלא הסימן הראשון שראו אותו. זה המשתנה היחיד ברשימה שאפשר לתקן היום בלי לשנות שום דבר אחר.

בהירות על השלב. מועמד שיודע שיש שני סבבים ושתשובה תגיע עד יום חמישי ממתין בשקט. מועמד שלא יודע כלום ממלא את החסר בהנחות, ולרוב שליליות.

איך נראית הדחייה. רוב מי שעובר אצלכם לא יתקבל, ולכן הרושם הכולל נקבע כאן. הודעה קצרה ומכבדת שומרת על אפשרות שאותו אדם יגיש שוב או ימליץ למישהו אחר.

איפה זה נשבר בפועל

שימו לב שאף שורה בעמודת התיקון אינה דורשת כלי חדש או תקציב. כולן דורשות החלטה אחת מראש במקום החלטה בכל פעם מחדש, וזה ההבדל המעשי בין תהליך שתלוי בזמינות של אדם עסוק לבין תהליך שאפשר לסמוך עליו.

המודעה היא תחילת החוויה

חוויית המועמד לא מתחילה בהגשה אלא במודעה. מודעה שלא כותבת מיקום, שעות וסוג משרה מייצרת שתי בעיות בבת אחת: מועמדים מתאימים לא מגישים כי אינם יודעים אם זה רלוונטי, ומועמדים לא מתאימים כן מגישים ומבזבזים את זמן שני הצדדים. אותו עיקרון חל על תיאור התפקיד עצמו. משפט אחד על מה עושים ביום רגיל שווה יותר מחמש שורות של תכונות רצויות.

גם הפרופיל שלכם חלק מזה. מועמד שקורא מודעה ולא מבין מי עומד מאחוריה מחליט לפי מה שיש, ובדרך כלל לא לטובתכם. מה כדאי שיופיע בפרופיל המעסיק מפורט בפרופיל מעסיק שעובד, והקשר בין זה לבין המותג שלכם כמעסיק במיתוג מעסיק.

מה זה נראה בפועל במערכת

ב-Jobder המועמד מגיש דרך המשרה שפרסמתם, ואתם עוברים על הפרופיל המלא במסך המיון. אחרי שסימנתם "מתאים/ה" נוצר מאצ׳ ונפתחת תקשורת ישירה בתוך המערכת, כך שההתכתבות לא מתפזרת בין מייל לטלפון ולא נשכחת. כדי לדעת באיזה שלב נמצא כל מועמד יש במרחב העבודה למגייסת סטטוסים (חדש, נבדק, בראיון, נדחה) שמסמנים ידנית, וזה מה שעוזר למנוע את המצב הנפוץ שבו אדם "נופל בין הכיסאות" כי אף אחד לא זכר באיזה שלב הוא.

מה שהמערכת לא עושה חשוב לא פחות: היא לא שולחת תזכורות במקומכם ולא כותבת את הדחייה. הקצב והנוסח נשארים החלטה שלכם, וזה בדיוק החלק שקובע את החוויה.

מה בדיוק לכתוב, כדי שלא תצטרכו להחליט בכל פעם

רוב האנשים לא נמנעים מלהשיב מחוסר זמן אלא מחוסר נוסח. ברגע שיש שלושה משפטים שמורים, הפעולה הופכת אוטומטית. הנה מה שצריך להיות בכל אחד מהם.

אישור קבלה. שתי שורות: קיבלנו, נחזור אליך עד תאריך מסוים. התאריך הוא החלק החשוב, כי הוא מה שמוציא את המועמד ממצב של ניחוש ומוריד את כמות הפניות החוזרות אליכם.

דחייה אחרי סינון. משפט אחד מכבד וברור, בלי נימוק מפורט שאין לכם זמן לכתוב ובלי הבטחה כללית לחזור "בהזדמנות אחרת" שלא תתממש. אפשר לציין שהפרופיל יישמר למשרות עתידיות רק אם זה נכון בפועל.

דחייה אחרי ראיון. כאן שווה משפט נימוק אמיתי, כי המועמד השקיע זמן ובא פיזית או לשיחה ארוכה. נימוק ענייני שקשור לדרישות התפקיד, ולא לאדם, הוא מה שגורם לאנשים להגיש אליכם שוב בעתיד.

שמרו את השלושה במקום שאפשר להעתיק ממנו במהירות. השקעה של עשרים דקות פעם אחת מחליפה החלטה מחודשת בכל מועמד, וזה בדיוק ההבדל בין כוונה טובה לבין תהליך.

מה שמועמדים מספרים אחר כך

זה החלק שקשה לראות מבפנים. מועמד שלא קיבל תשובה לא כותב לכם על זה, הוא מספר לחברים שמחפשים עבודה באותו תחום ובאותו אזור. בשוק מקומי, שבו אותם אנשים מגישים לאותם עסקים, זה מצטבר מהר יותר משנדמה.

שני דברים משפיעים על מה שייאמר עליכם. הראשון הוא אם ענו בכלל, והשני הוא אם מה שהובטח קרה בפועל. מועמד שנאמר לו "נחזור עד חמישי" וקיבל עדכון ביום חמישי על עיכוב יספר חוויה חיובית, גם אם בסוף נדחה. מועמד שנאמר לו אותו דבר ולא שמע כלום יספר את ההפך, וההבדל בעלות בין שני המקרים הוא הודעה אחת. בדקו את זה על עצמכם: קחו שלושה אנשים שהגישו אליכם בחודשיים האחרונים ושאלו מה קרה איתם. אם אתם לא יודעים לענות, גם הם לא ידעו.

מה לא צריך לעשות

שווה לסמן גם את הגבול, כי יש עצות נפוצות שעולות יותר ממה שהן מחזירות בעסק קטן. אל תבנו תהליך של ארבעה סבבים לתפקיד שאפשר להכריע בו בשיחה וראיון; כל סבב נוסף מאריך את הזמן ומגדיל את הסיכוי שהמועמד ייעלם. אל תשלחו מבחני התאמה ארוכים בשלב הראשון, לפני שבכלל דיברתם. ואל תבטיחו משוב מפורט לכל מי שנדחה אם אתם יודעים שלא תעמדו בזה, כי הבטחה שלא מומשה גרועה מהיעדר הבטחה מלכתחילה.

הכלל הפשוט הוא להתאים את עומק התהליך למשקל התפקיד. משרת משמרת ומשרת ניהול לא מצדיקות אותו מספר שלבים, ושימוש באותו תהליך לשתיהן פוגע תמיד באחת מהן. בדרך כלל זו המשרה הפשוטה שמאבדת מועמדים בגלל שלבים מיותרים, בזמן שהמשרה המורכבת דווקא נסגרת מהר מדי ובלי בדיקה מספקת.

תרחיש לדוגמה (דמיוני): שתי משרות, אותו עסק

להמחשה בלבד, זה תרחיש דמיוני ולא מקרה שתועד. נניח שעסק מפרסם שתי משרות באותו חודש. במשרה הראשונה הבעלים עובר על ההגשות כשיש לו זמן, לאורך תקופה ארוכה, ולא משיב לדחויים. מועמדים שזומנו לראיון כבר אינם זמינים. במשרה השנייה הוא קובע חלון קבוע פעמיים בשבוע, שולח אישור קבלה לכל הגשה ודחייה קצרה לכל מי שלא התאים. אותה מודעה, אותו שכר, אותו אזור.

ההבדל בתוצאה אינו בכמות ההגשות אלא במי שנשאר זמין בסוף. זו הנקודה שחשוב לראות: חוויית מועמד לא מביאה לכם יותר אנשים, היא שומרת לכם את אלה שכבר באו.

מסקנה: תקנו קודם את השתיקה

בחרו את המשרה הפעילה שלכם ובדקו דבר אחד: כמה זמן עובר בממוצע מהגשה לתשובה ראשונה. אם התשובה היא יותר מארבעה ימים, זה התיקון בעל ההחזר הגבוה ביותר שתעשו החודש, והוא לא דורש כלי חדש אלא חלון קבוע ביומן ושני נוסחים שמורים. אחרי שהוא במקום, אפשר לנהל את כל ההתכתבות במקום אחד דרך מערכת הגיוס לעסקים קטנים, ולנסח נכון את השלב האחרון בעזרת הצעת עבודה שמתקבלת.