סינון עובדים לפני קבלה לעבודה לא מתחיל בראיון, הוא מתחיל בשלוש עד חמש שאלות סינון שנכתבו לפני שהגיעה ההגשה הראשונה. בעסק קטן אין מגייס במשרה מלאה, ולכן כל שעה שמושקעת במועמד שלא יכול לעבוד במשמרות שאתם צריכים, או שאין לו את הרישיון שהתפקיד דורש, היא שעה שנלקחה מהלקוחות. מצד שני, שאלה חוסמת שנוסחה רע מוציאה מהתהליך מועמדים טובים באופן שקט, עוד לפני שמישהו ראה אותם. המדריך הזה עוסק בשני הצדדים: איך בונים תהליך סינון קצר ומדורג, ואיך כותבים שאלות שמסננות את מה שצריך, ורק את זה.
מהן שאלות סינון? שאלות סינון הן קבוצה קטנה של שאלות סגורות שהמועמד עונה עליהן בכתב, בטופס ההגשה או בהודעה הראשונה, ובודקות רק דרישות שבלעדיהן אי אפשר לבצע את התפקיד: זמינות, רישיון, היתר או כישור בסיסי. הן לא מחליפות ראיון. הן מחליטות מי שווה את הזמן של שיחה.
חמשת השלבים של סינון מועמדים בעסק קטן
תהליך סינון טוב בנוי כמשפך: כל שלב זול יותר מהשלב שאחריו, ומעביר הלאה רק את מי שעבר אותו. כך הזמן היקר שלכם, הראיון והשיחה עם ממליצים, נשמר למעטים שבאמת מתאימים.
- מעבר על קורות החיים: קריאה מהירה מול רשימת דרישות כתובה, לא לפי רושם. ההרחבה המלאה על השלב הזה, כולל מה מחפשים ומה מבררים, נמצאת במדריך סינון מועמדים: איך לסנן נכון ולחסוך שעות ראיונות.
- שאלות סינון: שלוש עד חמש שאלות סגורות על דרישות חוסמות. זה השלב שהמדריך הזה מתמקד בו.
- שיחת טלפון קצרה: עשר עד חמש עשרה דקות שמאמתות ציפיות שכר, זמינות להתחלה ועניין אמיתי בתפקיד.
- ראיון מובנה: אותן שאלות לכל המועמדים, עם סולם ניקוד שנקבע מראש. איך בונים אותו מוסבר בראיון מובנה: למה הוא עובד ואיך בונים אותו.
- שיחה עם ממליצים: רק עם המועמד או שניים שנשארו בסוף, כדי לאמת ולא כדי לגלות מחדש. מה שואלים שם מפורט בבדיקת ממליצים: מה לשאול ואיך לפרש.
לא כל תפקיד צריך את כל החמישה. אבל כדאי להחליט מראש אילו שלבים יהיו, לפני שמגיעה ההגשה הראשונה, ולא לאלתר אותם תוך כדי.
חוסם אמיתי או העדפה: המבחן לכל שאלה
לפני שכותבים שאלה אחת, כתבו את כל הדרישות של התפקיד וחלקו אותן לשתי קבוצות. המבחן פשוט: אם המועמד עונה לא, האם באמת לא תזמינו אותו לשיחה?
- חוסם אמיתי: בלי זה, המועמד לא יכול לבצע את התפקיד מהיום הראשון. רישיון נהיגה למשרת שליחות, זמינות למשמרות ערב בתפקיד שכולו בנוי עליהן, היתר עבודה, הסמכה שהחוק מחייב למפעיל מלגזה.
- רצוי, לא חוסם: ניסיון בתוכנה מסוימת, תואר בתחום קרוב, שפה נוספת. אלה שייכים לסעיף היתרונות במודעה, לא לשאלה שפוסלת אוטומטית. ההבחנה מוסברת גם במדריך כתיבת מודעת דרושים.
הטעות הנפוצה היא להעביר דרישות מהקבוצה השנייה לשאלון כדי לצמצם את כמות הפניות. זה עובד, אבל במחיר: אתם מקבלים פחות מועמדים, ובין אלה שנפלו יש מי שהיה לומד את החסר תוך שבועיים.
דוגמאות לשאלות סינון לפי סוג תפקיד
השאלה החוסמת נשאלת בכתב ונענית בכן או לא, או בבחירה מרשימה קצרה. השאלה המשלימה עוברת לשיחת הטלפון, כי היא דורשת הסבר ולא סימון.
| תפקיד | שאלת סינון חוסמת | שאלה משלימה לשיחה |
|---|---|---|
| מכירות שטח | יש ברשותך רישיון נהיגה בתוקף ואפשרות לנסוע ללקוחות כמה פעמים בשבוע? | ספרו על עסקה שכמעט נפלה ומה עשית כדי לסגור אותה |
| שירות לקוחות | יש לך זמינות למשמרות בימים ובשעות שמפורטים במודעה? | ספרו על לקוח כועס שטיפלת בו ואיך זה הסתיים |
| מחסן ולוגיסטיקה | יש ברשותך הסמכה בתוקף להפעלת מלגזה? (רק אם התפקיד כולל הפעלה) | איך מוודאים ליקוט נכון כשיש לחץ של סוף משמרת? |
| תפקיד טכני ג'וניורי | כתבת בעצמך פרויקט שאפשר לראות, בעבודה, בלימודים או באופן עצמאי? | מה היה החלק הכי קשה בפרויקט ואיך פתרת אותו |
שימו לב מה משותף לכל השאלות החוסמות: הן בודקות דבר אחד, קונקרטי, שקשור ישירות לעבודה. אף אחת מהן לא שואלת על שנות ניסיון כמספר, כי מספר שנים הוא תחליף גרוע ליכולת. בתפקיד הטכני, למשל, השאלה היא אם יש משהו שאפשר לראות, לא אם יש תואר. השאלות המשלימות הן רק נקודת פתיחה לשיחה; את הבדיקה המעמיקה משאירים לראיון המובנה.
איך מנסחים שאלה שמקבלת תשובה אמיתית
שלושה כללים מונעים את רוב הבעיות. הראשון: שאלה אחת, נושא אחד. "יש לך רישיון ורכב ואתה זמין בשישי?" היא שלוש שאלות, ומי שעונה לא לא יודע על מה. השני: לשאול על העבודה, לא על האדם. במקום "אתה זמין בכל שעה?" שאלו "יש לך זמינות למשמרות בימים א' עד ה' בין 7:00 ל-15:00?", כלומר בדיוק מה שהתפקיד דורש. השלישי: לא לרמוז מה התשובה הנכונה. "אתה בטח אוהב עבודה עם אנשים, נכון?" מקבלת כן מכולם ולא מלמדת כלום.
כדאי גם לוותר על שאלות פתוחות ארוכות בשלב הכתוב. מועמד שמגיש מהטלפון בהפסקה לא יכתוב פסקה על החוזקות שלו, ומי שכן יכתוב לא בהכרח מתאים יותר. שאלה פתוחה שייכת לשיחה.
מה לא לשאול: שאלות שנוגעות בעילות מוגנות
חוק שוויון ההזדמנויות בעבודה, התשמ"ח-1988, אוסר על מעסיק להפלות דורשי עבודה בקבלה לעבודה מחמת רשימה של עילות. בין העילות שמנויות בחוק: מין, נטייה מינית, מעמד אישי, הריון, טיפולי פוריות, היותם הורים, גיל, גזע, דת, לאום, ארץ מוצא, מקום מגורים, השקפה, מפלגה ושירות במילואים. בנוסף, החוק אוסר לדרוש מדורש עבודה את הפרופיל הצבאי שלו, למעט חריגים שהוא מגדיר, ומחייב לנסח מודעת דרושים בלשון שני המינים.
בפועל, המשמעות לשאלון ברורה: אין בו מקום לשאלות כמו בן כמה אתה, האם אתה נשוי, האם את מתכננת הריון, איפה אתה גר, או מתי יצאת לאחרונה למילואים. החוק אמנם מכיר בכך שהבחנה שמתחייבת מאופי התפקיד אינה הפליה, אבל זה חריג ולא דרך לנסח מחדש העדפה אישית. אם יש צורך תפעולי אמיתי, שאלו עליו ישירות: לא "איפה אתה גר" אלא "יש לך אפשרות להגיע לסניף בשעה 6:00?". כדאי לזכור שהבעיה אינה רק בשאלה עצמה, אלא בשימוש במידע הזה בהחלטה. מעבר לשאלון, יש עוד הרבה שאפשר לעשות כדי לפתוח את התהליך, כמתואר בגיוס מגוון והכלה: איך עושים את זה בפועל. זה מידע כללי ולא ייעוץ משפטי; בשאלה ספציפית, התייעצו עם עורך דין לדיני עבודה.
ניקוד תשובות: אותו כלל לכל מועמד
הסכנה הגדולה בסינון היא לא שאלה גרועה אחת, אלא שאותה תשובה מתקבלת ביום ראשון ונדחית ביום חמישי, כי בינתיים הגיעו עוד ארבעים הגשות. הפתרון הוא להחליט על כלל המעבר לפני שקוראים את התשובה הראשונה.
- שאלה חוסמת נוקדת בכן או לא. אין חצי נקודה. מי שעונה לא על דרישה חוסמת אמיתית לא ממשיך, גם אם קורות החיים מרשימים.
- שאלה משלימה נוקדת בסולם קצר, למשל 0 עד 2: 0 לא ענה לעניין, 1 ענה באופן כללי, 2 נתן דוגמה קונקרטית מניסיון. כתבו ליד כל ציון מה נחשב תשובה כזו, לפני השיחה הראשונה.
- רושמים סיבה לכל פסילה. שורה אחת מספיקה. היא מאפשרת לבדוק אחר כך שהכלל יושם על כולם באותו אופן, והיא שימושית אם מתברר שאחת השאלות פסלה יותר מדי אנשים טובים.
הכלל הזה לא נועד להפוך את ההחלטה לנוסחה. הוא נועד לוודא שמה שמשפיע על ההחלטה הוא התשובה, ולא השעה ביום או מספר ההגשות שעוד מחכות.
כמה סינון זה מספיק
התשובה תלויה בעלות של טעות, לא בגודל העסק. לתפקיד זמני או עונתי, שבו הכשרה לוקחת כמה ימים, שאלות סינון ושיחה טלפונית קצרה עשויות להספיק. לתפקיד שבו העובד מטפל בכסף, בלקוחות מרכזיים או בציוד יקר, שווה להשקיע בראיון מובנה ובשיחה עם ממליצים. הכלל המעשי: כל שלב צריך להוסיף מידע חדש. אם הראיון השני חוזר על השאלות של הראשון, הוא לא סינון, הוא עיכוב.
יש גם סימנים לסינון מוגזם. אם מועמדים טובים מקבלים הצעה ממקום אחר לפני שסיימתם את התהליך, אם שאלון ההגשה ארוך מכמה דקות, או אם אתם מוצאים את עצמכם מבקשים "עוד שיחה אחת" כי קשה להחליט, כנראה שהבעיה היא בהגדרת התפקיד ולא במספר השלבים. סינון טוב מקצר את הדרך להחלטה, הוא לא דוחה אותה.
איך Jobder מתייחסת לזה
ב-Jobder אפשר לשמור עד חמש שאלות סינון יחד עם המשרה, כך שהן מוכנות מראש לכל מועמד ולא נכתבות מחדש בכל שיחה. בשלב זה שולחים אותן למועמד בצ'אט, ידנית, ולא כשאלון שפוסל אוטומטית, וזה מכוון: ההחלטה מי ממשיך נשארת בידיים שלכם. את המועמדים עצמם רואים במסך גיוס בסוויפ, מועמד אחד בכל פעם. הסדר שבו הם מוצגים נקבע קודם כול לפי ההתאמה המקצועית לתחום ולתפקיד של המשרה, ובתוך זה לפי ציון ההתאמה. הציון עוזר לסדר את הרשימה, הוא לא מנבא הצלחה בעבודה ולא מחליט במקומכם.
לכן הדבר שהכי משפיע על איכות הסינון ב-Jobder הוא אותו דבר שמשפיע עליה בכל מקום: משרה שהוגדרו בה תחום ותפקיד ברורים, ושאלות סינון קצרות שבודקות רק את מה שבאמת חוסם.
צעדים פרקטיים לשבוע הקרוב
כתבו את כל הדרישות של המשרה הפתוחה, והעבירו כל אחת דרך המבחן של חוסם מול העדפה. מה שנשאר חוסם הופך לשאלה סגורה אחת. הוציאו מהשאלון כל דבר שנוגע בגיל, משפחה, מגורים, דת, מוצא או מילואים, והחליפו אותו בשאלה על הדרישה התפעולית עצמה. קבעו את כלל המעבר ואת סולם הניקוד לפני שקוראים את ההגשה הראשונה. זה כל מה שצריך כדי שסינון עובדים לפני קבלה לעבודה יהיה מהיר, הוגן, וכזה שאפשר להסביר לכל מועמד ולכל שותף.