תהליך גיוס בעסק קטן נשבר כמעט תמיד באותה נקודה: לא בכמות המועמדים, אלא בשלב שאין לו בעלים. מישהו אמור לעבור על ההגשות, מישהו אמור לחזור למועמד, מישהו אמור להחליט, וכשכל השלושה הם אותו אדם שגם מנהל את העסק, הגיוס נדחה לסוף היום ולפעמים לא קורה בכלל. תהליך מסודר לא נועד להוסיף בירוקרטיה אלא בדיוק להפך: לקצר את הזמן שבו מועמד טוב ממתין לתשובה.
מהו תהליך גיוס מסודר? רצף מוגדר של חמישה שלבים, שלכל אחד מהם יש קריטריון כניסה, בעלים ולוח זמנים. הוא לא דורש מערכת מורכבת ולא מחלקת משאבי אנוש, והוא מתאים בדיוק באותה מידה לגיוס עובד ראשון ולגיוס עובד עשירי.
1. הגדירו את התפקיד לפני שמפרסמים
לפני שכותבים מודעה, ענו בכתב על שלוש שאלות: מה האדם הזה יעשה בחצי השנה הראשונה, אילו שלושה כישורים באמת חיוניים, ומה ייחשב הצלחה אחרי שלושה חודשים. התשובות האלה הן הבסיס גם למודעה וגם לשאלות הראיון, ובלעדיהן שני השלבים האלה נעשים לפי תחושה.
ההבחנה החשובה כאן היא בין דרישה הכרחית לבין העדפה. רוב המודעות מערבבות ביניהן, ואז מועמד טוב קורא "ניסיון של שנתיים" שנכתב כהעדפה ולא מגיש. הניסוח המלא מפורט באיך לכתוב מודעת דרושים, ותבנית מוכנה נמצאת בתבנית תיאור תפקיד.
2. סינון עקבי, לא טפטוף
הגדירו שניים עד שלושה קריטריוני סף לפני שאתם פותחים את ההגשה הראשונה. אחר כך עברו על המועמדים בקבוצות ולא אחד-אחד לאורך היום: השוואה בין חמישה מועמדים ברצף מדויקת הרבה יותר מחמש התרשמויות נפרדות שנפרסו על שבוע.
שלוש טעויות חוזרות בשלב הזה. הראשונה היא לשנות קריטריון באמצע, מה שהופך את כל מי שנבדק קודם ללא רלוונטי. השנייה היא לפסול על מידע חסר במקום לברר אותו בשאלה קצרה. השלישית היא לא להשיב לדחויים, וזו הטעות היקרה ביותר כי היא נצברת למוניטין. מסגרת מלאה להפרדה בין תנאי סף, סימנים חיוביים ושאלות לבירור נמצאת בסינון מועמדים: איך לעשות את זה נכון.
3. ראיון מובנה
ראיון שבו כל המועמדים נשאלים את אותן שאלות ליבה מאפשר השוואה הוגנת ומצמצם החלטות מהבטן. שלד של ארבעה חלקים מספיק:
| שלב | מטרה | כמה זמן |
|---|---|---|
| פתיחה והסבר על התפקיד | לוודא שהמועמד מבין למה הגיש | 5 דקות |
| שאלות התנהגותיות | "ספר על מצב שבו..." כדי לבדוק יכולת בפועל ולא הצהרות | 20 דקות |
| משימה קצרה או תרחיש | לראות עבודה אמיתית, לא רק דיבור | 15 דקות |
| שאלות המועמד | עניין הדדי, וגם סימני אזהרה | 10 דקות |
שימו לב לשורה השנייה, כי היא זו שמבדילה בין ראיון טוב לשיחה נעימה. שאלה התנהגותית מבקשת מקרה שקרה, לא דעה. "איך אתה מתמודד עם לחץ" מזמינה תשובה מוכנה; "ספר על פעם שלא הספקת לעמוד בלוח זמנים ומה עשית" מזמינה עובדות. הרחבה על בניית השלד נמצאת בראיון מובנה.
4. החליטו מהר, ובאופן מוגדר
קבעו מראש מי מחליט ומתי, לפני שהראיון הראשון קרה. בעסק קטן זו לרוב החלטה של אדם אחד, ודווקא בגלל זה קל להשאיר אותה פתוחה שבועות בלי לשים לב.
הגדירו חלון: החלטה תוך 48 שעות מהראיון האחרון. אם אתם מתלבטים בין שני מועמדים, ההתלבטות עצמה היא מידע, ולרוב היא אומרת שהקריטריונים לא היו חדים מספיק ולא שהמועמדים זהים. חזרו לרשימה שכתבתם בשלב 1 והשוו מולה, לא זה מול זה. איך לנסח הצעה שמתקבלת, ומה מקטין את הסיכוי לסירוב, מפורט בהצעת עבודה שמתקבלת.
5. חוויית מועמד לאורך כל הדרך
זה לא שלב חמישי אלא שכבה שעוברת על כל הארבעה. שלושה דברים מכסים את רובה: תקשורת ברורה על השלבים והלוחות זמנים, תשובה לכל מי שהגיש גם כשהיא שלילית, והצעה כתובה ומסודרת בסוף. אף אחד מהם לא עולה כסף, וכולם משפיעים ישירות על כמה מועמדים יגישו אליכם בפעם הבאה. מה בדיוק גורם למועמדים טובים לנטוש באמצע מפורט בחוויית מועמד בעסק קטן.
מה משתנה בגיוס השני והשלישי
חמשת השלבים זהים, אבל נוסף שחקן: העובד הקיים. שילוב שלו בסינון או בראיון מוסיף נקודת מבט על היום-יום שהמייסד לבדו לא רואה. הגדירו מראש שתפקידו להתרשם ולהמליץ ולא להכריע, אחרת ההחלטה נתקעת ברגע שיש חילוקי דעות. ההבדלים המלאים מפורטים בגיוס עובד שני ושלישי, ומי שעוד לא גייס כלל ימצא נקודת פתיחה בגיוס עובד ראשון בסטארטאפ.
איך לדעת שהתהליך עובד
שלושה מספרים מספיקים. כמה זמן עובר מהגשה לתשובה ראשונה, כמה זמן מפרסום עד הצעה, וכמה מועמדים נשרו אחרי שכבר הבעתם עניין. הראשון הוא הקל ביותר לשיפור ובעל ההשפעה הגדולה ביותר; השלישי חושף בעיה בתיאום ציפיות, בשכר או בתיאור התפקיד. מה שכדאי למדוד ומה לא שווה את הטרחה מפורט בקיצור זמן גיוס.
אל תוסיפו מדדים לפני שתיקנתם את מה שהשלושה מראים. בעסק קטן, שלושה מספרים שמסתכלים עליהם באמת שווים הרבה יותר מעשרה שמתועדים ואף אחד לא פותח. מדדו אותם על שני גיוסים רצופים לפני שאתם מסיקים מסקנה, כי גיוס בודד מושפע מדי מעונתיות ומהתפקיד הספציפי. אם שלושתם נראים תקינים והמשרה עדיין לא מאוישת, הבעיה כמעט תמיד נמצאת בשכר המוצע או בתיאור התפקיד, ולא בתהליך עצמו.
ומה אם כמעט אין מועמדים
זו התלונה הנפוצה ביותר, ובדרך כלל היא לא בעיית כמות אלא בעיית ניסוח. לפני שמגדילים חשיפה, עברו על המודעה ושאלו שלוש שאלות. האם כתוב מה עושים בתפקיד ביום רגיל, או רק רשימת תכונות. האם כתובים המיקום, השעות וסוג המשרה. והאם יש בה דרישה שאינה הכרחית והועתקה ממודעה קודמת.
בעסקים קטנים, תיקון של שתי השורות האלה משנה את כמות ההגשות יותר מכל ערוץ נוסף. רק אם המודעה כבר חדה ועדיין אין פניות, שווה לבדוק את השכר המוצע מול השוק לאותו תפקיד ואזור. זה הסדר הנכון, כי שכר הוא הדבר היקר לתקן והניסוח הוא הזול.
תרחיש: משרת אדמיניסטרציה שלקחה חודשיים
עסק פרסם משרת אדמיניסטרציה וקיבל שתים עשרה הגשות בשבוע הראשון. הבעלים עבר עליהן בערבים לאורך שבועיים, זימן ארבעה מועמדים בפריסה של עשרה ימים, וכשהגיע להחלטה שניים מהם כבר התקבלו למקום אחר. הוא חזר לפרסם, ואותו מעגל חזר.
מה שתיקן את זה לא היה כלי חדש אלא שני כללים: לעבור על ההגשות פעם אחת ברצף במקום בטפטוף, ולקבוע את כל הראיונות באותו שבוע. אותה כמות עבודה, פרוסה אחרת, והתהליך התקצר מחודשיים לתשעה ימים. שימו לב שאף שלב לא נמחק, רק סדר הזמנים השתנה.
שלוש טעויות שחוזרות בעסקים קטנים
לגייס בלי להגדיר מי מחליט. כשהבעלים, השותף והעובד הוותיק כולם "מעורבים", אף אחד לא אחראי, וההחלטה נדחית עד שהמועמד נעלם. הגדירו מכריע אחד גם כשמתייעצים עם כולם.
לפתוח תהליך בלי זמן לנהל אותו. גיוס דורש כמה שעות מרוכזות בשבוע. אם השבועיים הקרובים עמוסים, עדיף לדחות את הפרסום בשבוע מאשר להשאיר מועמדים ללא מענה ולשרוף את המוניטין מול בדיוק הקהל שתרצו בפעם הבאה.
להתייחס לכל תפקיד כאותו תהליך. משרת משמרת ומשרת ניהול לא דורשות אותו עומק. לראשונה מספיקים שיחה קצרה ובדיקת זמינות; לשנייה נדרשים שני סבבים ומשימה. שימוש באותו תהליך לשתיהן גורם לכך שאחת מהן תמיד מקבלת יחס לא נכון, ובדרך כלל זו המשמרת שמאבדת מועמדים בגלל איטיות מיותרת.
מסקנה: התחילו מהשלב שאין לו בעלים
קחו את התהליך האחרון שלכם ושאלו על כל שלב מי אחראי לו ותוך כמה זמן הוא אמור להסתיים. השלב שאין לו תשובה ברורה הוא זה שגורם לעיכוב, וכמעט תמיד מדובר במעבר מהגשה לתשובה ראשונה. אחרי שהגדרתם אותו, אפשר לנהל את כל הרצף במקום אחד דרך מערכת הגיוס לעסקים קטנים, במקום לפזר אותו בין מייל, אקסל וטלפון. ואם אתם מגיעים לשלב בדיקת הממליצים, מה לשאול ומה לא מפורט בבדיקת ממליצים למעסיק.