גיוס עובד שני ושלישי שונה מגיוס עובד ראשון בנקודה אחת שמשנה את כל השאר: הפעם יש כבר מישהו בחברה חוץ מהמייסד, וההחלטה משפיעה עליו ישירות. השאלה עוברת מ"איך מגדירים תפקיד שלא היה קיים" ל"איך שניים או שלושה אנשים יעבדו יחד בלי לדרוך זה על זה". יש גם חדשות טובות: עכשיו יש נקודת ייחוס. אפשר לראות מה העובד הקיים עושה, מה נשאר בלי בעלים ואיפה העבודה נתקעת, ולהגדיר את התפקיד הבא לפי הפער הזה. המאמר עובר על מה שמשתנה בפועל, מההגדרה ועד היום הראשון של העובד החדש.
למה זה לא סתם "עוד גיוס אחד"
בגיוס עובד ראשון בסטארטאפ: מה שונה מגיוס רגיל המייסד ממציא הכול בעצמו: את התפקיד, את התהליך ואת התרבות. בגיוס השני והשלישי כבר יש תקדים אחד, עם כל מה שעבד בו ומה שלא. ההחלטה כבר לא מתקבלת בוואקום. כל מועמד נבחן גם מול השאלה איך הוא ישתלב עם מי שכבר כאן, ומי ילמד אותו את מה שאף אחד עוד לא כתב.
מה ההבדל בין גיוס עובד ראשון לגיוס עובד שני? בגיוס ראשון בודקים אם המועמד מתאים לתפקיד. בגיוס שני בודקים גם אם הצוות יעבוד טוב יותר איתו: האם הוא משלים את העובד הקיים או משכפל אותו, מי יחפוף אותו, ואיך תתחלק האחריות. התפקיד קל יותר להגדרה, אבל ההחלטה עצמה מורכבת יותר.
להגדיר את התפקיד לפי מה שחסר
בגיוס הראשון קשה להגדיר תפקיד בלי דוגמה. עכשיו הדוגמה יושבת מולכם, וזה עלול להטעות: הנטייה הטבעית היא לחפש עוד עובד כמו הראשון, כי הוא הצליח. לפני שכותבים מודעה, כדאי להחליט לאיזה משני המצבים התפקיד החדש שייך:
| פיצול עומס | תחום חדש | |
|---|---|---|
| מה מגייסים | עוד אדם לאותה עבודה שהעובד הקיים כבר עושה | אדם לתחום שאף אחד בחברה לא מכסה היום |
| היתרון | חפיפה קלה, כי יש מי שמכיר את העבודה | מוסיף יכולת שלא הייתה לצוות |
| הסיכון | שני אנשים עם אותם חורים | אין מי שיחפוף ויבדוק את העבודה |
| שאלה לשאול | מי מחליט כששניהם רוצים את אותה משימה? | מי ימדוד אם העבודה טובה? |
שתי האפשרויות לגיטימיות. הבעיה מתחילה כשלא בוחרים ביניהן, ואז מגייסים מישהו "כללי" שאמור לעזור בהכול. כדי לכתוב את התפקיד בצורה שמושכת את המועמדים הנכונים, אפשר להיעזר בתבנית תיאור תפקיד: המבנה המלא שמושך מועמדים נכונים.
לשתף את העובד הראשון, בגבולות ברורים
טעות נפוצה היא להשאיר את הגיוס השני עניין פרטי של המייסד, בדיוק כמו בפעם הראשונה. אבל עכשיו יש מישהו שמכיר את העבודה היומיומית טוב יותר מכל אחד אחר בחברה. שיתוף שלו, גם חלקי, משיג כמה דברים במקביל:
- בדיקה מקצועית טובה יותר: מי שעושה את העבודה כל יום מזהה מהר מועמד שיודע לדבר על המקצוע אבל לא מבין איך המשימה נראית בפועל.
- תחושת שותפות: עובד ראשון שמעורב בבניית הצוות מרגיש חלק מהחברה, ולא "העובד הזמני עד שיגיעו עוד".
- חפיפה שמתחילה לפני היום הראשון: מי שפגש את המועמד בראיון כבר יודע מה צריך להסביר לו, ואיפה הוא יצטרך עזרה.
הגבול החשוב הוא להגדיר מראש מה התפקיד של העובד בתהליך. תנו לו שלב אחד ברור, למשל שיחה מקצועית או משימת בית קצרה שהוא בונה ובודק, ואמרו לו שההחלטה הסופית אצלכם. כדי שההשוואה בין המועמדים תהיה הוגנת, כדאי ששניכם תשאלו את אותן שאלות בכל ראיון, כפי שמוסבר בראיון מובנה: למה הוא עובד ואיך בונים אותו.
יש כאן גם סכנה אחת שקל לפספס. כשהעובד הראשון והמייסד מסכימים ש"המועמד הזה מתאים לנו", לפעמים הכוונה היא שהוא דומה להם. בצוות של שניים או שלושה אנשים, ההטיה הזאת מצמצמת מהר את מגוון הדעות. איך בודקים התאמה לצוות בלי ליפול לזה מפורט בלהעריך התאמה לצוות בלי ליפול להטיה.
איך מתחלקת האחריות בין 2-3 אנשים
כשהיה עובד אחד, לא היה צריך לחלק כלום: כל מה שהמייסד לא עשה, הוא עשה. עם שני עובדים מתחילות להופיע שאלות שלא היו קודם: מי אחראי כשמשימה נופלת בין הכיסאות, מי מחליט כשיש חילוקי דעות, ומי עונה ללקוח כששניהם בטוחים שהשני כבר ענה.
מתי צריך לכתוב חלוקת תפקידים? ברגע שמשימה נשכחה כי כל אחד חשב שהשני מטפל בה, או כששני אנשים עשו את אותה עבודה בלי לדעת. מסמך של עמוד אחד מספיק: לכל אדם, התחומים שבאחריותו, ההחלטות שהוא מקבל לבד, וההחלטות שעולות למייסד.
כדאי לכתוב את המסמך הזה לפני שהעובד השלישי מגיע. העובד השני עוד יכול ללמוד את החלוקה מתוך שיחות, אבל השלישי מגיע לצוות שכבר יש בו הרגלים, ומה שלא נכתב פשוט לא קיים מבחינתו.
דוגמה להמחשה: אותו עסק, שתי החלטות
קחו, כדוגמה היפותטית, משרד קטן לשיווק דיגיטלי. המייסדת מביאה לקוחות ומנהלת אותם, והעובד הראשון מריץ את הקמפיינים. אחרי שנה יש יותר לקוחות ממה ששניהם מספיקים, והמייסדת מחליטה לגייס.
האפשרות הראשונה היא עוד מנהל קמפיינים. זה פיצול עומס: העובד הקיים יחפוף אותו בקלות, אבל אף אחד עדיין לא יכתוב את התוכן לקמפיינים, וזה בדיוק המקום שבו העבודה נתקעת היום. האפשרות השנייה היא כותב תוכן. זה תחום חדש: הוא פותר את צוואר הבקבוק, אבל אין בצוות מי שיודע לבדוק אם הטקסטים שלו טובים, והמייסדת תצטרך לפנות לזה זמן בחודשים הראשונים. אין כאן תשובה נכונה אחת. מה שחשוב הוא שההחלטה התקבלה בגלוי, לפני המודעה, ולא התבררה רק אחרי שהעובד החדש כבר התחיל.
העלות האמיתית של הגיוס הבא
בגיוס הראשון רוב המחיר הוא כסף: שכר, הוצאות מעסיק וזמן החיפוש. בגיוס השני מצטרף מחיר שקל לשכוח, הזמן של העובד הקיים. כל שעה שהוא מקדיש לראיונות ולחפיפה היא שעה שלא הולכת לעבודה שלשמה גייסתם אותו. זה לא סיבה לוותר על המעורבות שלו, אבל זו סיבה לתכנן אותה: להגביל אותו לשלב אחד בתהליך, ולהוריד ממנו משימות אחרות בשבועות הראשונים של העובד החדש. איך מחשבים את כל רכיבי העלות, כולל אלה שלא מופיעים בתלוש, מוסבר בכמה באמת עולה לגייס עובד בעסק קטן?.
איך Jobder מתייחסת לזה
התהליך המעשי דומה למה שעבד בגיוס הראשון, רק עם תפקיד מוגדר יותר. מפרסמים משרה עם הדרישות שהחלטתם עליהן, והמועמדים שמגישים מועמדות מגיעים מדורגים לפי התאמה במערכת גיוס עובדים אחת, לפי הניסיון, הכישורים והדרישות שהגדרתם. את המיון עושים במסך הסוויפ, מועמד אחד בכל פעם עם Like או Skip, והפנייה למועמד שמתאים נעשית בצ'אט ישיר בתוך המערכת. ככל שהדרישות במשרה מדויקות יותר, הדירוג משקף טוב יותר את מה שאתם מחפשים, ולכן העבודה על הגדרת התפקיד שתיארנו למעלה משתלמת פעמיים.
לעובד הראשון יש עוד תפקיד אפשרי: הרשת שלו. אנשים שהוא עבד או למד איתם הם לפעמים המועמדים הטובים ביותר לגיוס השני, ואיך המלצת עובד עובדת בפועל מוסבר באיך המלצת עובד (משרה מבפנים) עובדת ב-Jobder, צעד אחר צעד.
צעדים מעשיים לגיוס הבא
- החליטו אם זה פיצול עומס או תחום חדש. זו ההחלטה שקובעת את כל השאר, מהמודעה ועד שאלות הראיון.
- כתבו דרישות לפני שאתם פותחים קורות חיים. מה חובה, מה יתרון, ומה אפשר ללמד בעבודה.
- תנו לעובד הקיים שלב אחד מוגדר. שיחה מקצועית או משימה קצרה, עם הבהרה שההחלטה הסופית אצלכם.
- כתבו חלוקת אחריות של עמוד אחד. לפני שהעובד החדש מתחיל, לא אחרי החיכוך הראשון.
- תכננו את השבועות הראשונים מראש. מי חופף, מה העובד החדש עושה ביום הראשון, ואיך תדעו שהקליטה הצליחה. התוכנית המלאה נמצאת בקליטת עובד חדש: תוכנית מעשית לשבוע ולחודש הראשון.
גיוס עובד שני ושלישי הוא הרגע שבו חברה של אדם אחד הופכת לצוות. מי שמגדיר את התפקיד לפי מה שחסר, משתף את העובד הקיים בגבולות ברורים וכותב את חלוקת האחריות מראש, נכנס לשלב הזה עם הרבה פחות חיכוך. התחילו מההחלטה הראשונה ברשימה: פיצול עומס או תחום חדש.