כששואלים בעל עסק קטן כמה עלה לו הגיוס האחרון, התשובה הרגילה היא מחיר המודעה או עמלת ההשמה. שני המספרים האלה הם בדרך כלל החלק הקטן. החלק הגדול הוא זמן ניהולי שלא נרשם בשום מקום, ואחריו הסיכון לטעות גיוס שעולה יותר מכל השאר יחד. המטרה כאן אינה להפחיד אלא להראות איפה הכסף באמת יושב, כי שם גם נמצאת ההזדמנות לחסוך.
מהי עלות גיוס? סך המשאבים שהושקעו מרגע ההחלטה לגייס ועד שהעובד מגיע לתפוקה מלאה. היא כוללת הוצאות ישירות, זמן של אנשים, והסיכון שההחלטה תתברר כשגויה.
קטגוריה 1: זמן ניהולי
זהו הרכיב הגדול ביותר ברוב העסקים הקטנים, והיחיד שכמעט אף פעם לא נמדד. הוא מתפרס על שישה שלבים: הגדרת התפקיד וכתיבת המודעה, מעבר על ההגשות, תיאום מול מועמדים, הראיונות עצמם, ההחלטה, והליווי בשבועות הראשונים.
הסיבה שהוא נעלם היא שבעסק קטן אלה שעות של הבעלים ולא של מגייס שכיר, ולכן הן לא מופיעות בתקציב. אבל הן לא בחינם: כל שעה שם היא שעה שלא הושקעה במכירה, בלקוח או בתפעול. אם תרשמו רק דבר אחד מהמאמר הזה, שיהיה מספר השעות בגיוס הקרוב.
איך למדוד אותו בלי מאמץ: רשמו בטבלה, לצד כל שלב, כמה זמן לקח. לא מדויק לדקה, מספיק בקירוב של חצי שעה. אחרי גיוס אחד תראו איפה מרוכז הזמן, ולרוב תופתעו: לרוב זה לא הראיונות אלא התיאום והמעבר החוזר על אותן הגשות.
קטגוריה 2: הוצאות ישירות
מודעות בתשלום, מנוי לכלי גיוס, ולעיתים מבחני התאמה. זו הקטגוריה הכי קלה למדידה וכמעט תמיד הכי קטנה, ודווקא בה מתרכז רוב המו"מ. שווה לשים לב לפרופורציה: הפחתה של מאתיים שקלים במנוי לא מתקרבת לחיסכון שמייצר קיצור של שבוע בתהליך.
הכלל המעשי הוא לבחור כלי לפי כמה זמן ניהולי הוא חוסך, לא לפי מחירו. כלי זול שמפזר את המידע בין מייל לאקסל עולה יותר בזמן ממה שהוא חוסך בכסף.
קטגוריה 3: עמלת השמה
אם עבדתם עם חברת השמה, זה הרכיב הברור ביותר בחשבון והיחיד שמגיע כמספר מוגדר. בדיוק בגלל זה קל להשוות אותו לאפס ולהסיק שגיוס עצמאי זול יותר. ההשוואה הנכונה היא מול העלות המלאה של גיוס עצמאי: הזמן הניהולי מקטגוריה 1 ועלות הסיכון מקטגוריה 4.
ההכרעה משתנה לפי סוג התפקיד, ולא לפי עיקרון גורף. מתי ההשמה מוצדקת ומתי לא, מפורק במתי כדאי חברת השמה ומתי עדיף לגייס לבד.
קטגוריה 4: עלות טעות גיוס
זו הקטגוריה היקרה ביותר והפחות נראית. היא מצרפת את מה שכבר הושקע בגיוס עצמו, את שכר התקופה שבה העובד לא הגיע לתפוקה, את ההדרכה שלא תחזור, את ההשפעה על שאר הצוות, ואז את עלות הגיוס מחדש.
בעסק של חמישה אנשים ההשפעה הפנימית משמעותית במיוחד: עובד אחד שאינו מתפקד משנה את עומס העבודה של כולם, ולעיתים גורם לעובד טוב אחר לעזוב. אנחנו לא מפרסמים כאן מכפיל מספרי, כי כל מכפיל תלוי בתפקיד ובשכר וכל ערך גורף יהיה מטעה. הכיוון, לעומת זאת, אינו שנוי במחלוקת.
איך הקטגוריות מזינות זו את זו
| כשזה עולה | זה עולה בעקבותיו | למה |
|---|---|---|
| זמן עד תשובה | זמן ניהולי כולל | חוזרים לאותן הגשות שוב ושוב |
| זמן עד הצעה | סיכון לטעות | מחליטים בלחץ על מי שנשאר זמין |
| ויתור על בדיקה | עלות טעות | מגלים את הפער אחרי הקליטה |
| מודעה לא ברורה | זמן ניהולי | מסננים ידנית הגשות לא רלוונטיות |
הטבלה הזאת היא הנקודה המרכזית של המאמר. אף שורה בה אינה בעיה תקציבית; כולן בעיות תהליך. לכן הדרך היעילה להוזיל גיוס אינה לקצץ בהוצאה הישירה אלא לסדר את הרצף, כפי שמפורט בתהליך גיוס לעסק קטן.
איך מחשבים את המספר שלכם
קחו את הגיוס האחרון ועברו עליו בחצי שעה. רשמו שעות לפי שלב והכפילו בערך שעה ריאלי. הוסיפו הוצאות ישירות ועמלה אם הייתה. את עלות הטעות אל תנסו לכמת מראש; במקום זה שאלו כמה מתוך חמשת הגיוסים האחרונים שרדו שנה.
המספר שיוצא לא צריך להיות מדויק. הוא צריך להיות יציב מספיק כדי להשוות בין גיוס לגיוס, וזו כל מטרתו. אילו מדדים כדאי לתחזק סביבו, ומה לא שווה את הטרחה, מפורט במדדי גיוס לעסק קטן.
איפה לחסוך, ואיפה לא
חסכו בזמן המת: ההמתנה בין הגשה לתשובה, ראיונות מפוזרים על שבועיים, והתלבטות שנמשכת כי לא הוגדר מי מכריע. שלושת אלה חוסכים שעות בלי לפגוע באיכות ההחלטה, ודרכים קונקרטיות לכך מפורטות בקיצור זמן גיוס.
אל תחסכו בעומק הבדיקה. ויתור על בירור מידע חסר חוסך שעה ומגדיל סיכון שעולה פי כמה. גם השבועות הראשונים אינם מקום לחסוך בו: חפיפה חלשה היא הדרך הזולה ביותר להפוך גיוס טוב לטעות גיוס, ומה שצריך להיות בה מפורט בקליטת עובד חדש.
הקטגוריה החמישית: עלות המשרה הפתוחה
יש רכיב שלא נכלל בארבע הקטגוריות כי הוא לא עלות גיוס אלא עלות של אי-גיוס, ובעסק קטן הוא לעיתים הגדול מכולם. משרה שעומדת פתוחה חודשיים פירושה שמישהו אחר עושה את העבודה הזאת בינתיים, בדרך כלל הבעלים או העובד הוותיק ביותר.
זה מתבטא בשלוש דרכים: שעות נוספות שמשולמות או נשחקות, משימות שנדחות ופוגעות בהכנסה, ושחיקה של מי שסוחב את התוספת. השלישית היא המסוכנת, כי היא יכולה להוביל לעזיבה של עובד קיים ואז לגיוס שני במקום אחד.
המסקנה המעשית היא שכדאי לתמחר את הזמן שהמשרה פתוחה, ולא רק את הזמן שמושקע בגיוס. כששני המספרים על השולחן, ההחלטה אם להשקיע יותר בחשיפה או לשלם עמלת השמה נראית אחרת לגמרי, כי היא נמדדת מול עלות ההמתנה ולא מול אפס.
לא כל תפקיד עולה אותו דבר
החישוב משתנה מהותית לפי סוג התפקיד, וכדאי לא להחיל מספר אחד על הכול. בתפקידי משמרת ותפעול, שבהם מאגר המועמדים גדול, הרכיב הדומיננטי הוא הזמן הניהולי: הרבה הגשות, הרבה תיאום, החלטה מהירה יחסית. בתפקידים מקצועיים או ניהוליים, המאגר קטן והרכיב הדומיננטי הוא סיכון הטעות ועלות המשרה הפתוחה.
מכאן נגזרת גם מסקנה שונה לכל סוג. בקבוצה הראשונה כדאי להשקיע בייעול התהליך ובניסוח המודעה, כי שם מרוכז הזמן. בקבוצה השנייה כדאי להשקיע דווקא בעומק הבדיקה ובחפיפה, כי שם מרוכז הסיכון. אותו תקציב, שני מקומות שונים לגמרי.
תרחיש לדוגמה (דמיוני): שתי דרכים לאותה משרה
להמחשה בלבד, זה תרחיש דמיוני ולא מקרה שתועד. נניח שעסק מגייס איש תפעול פעמיים באותה שנה. בפעם הראשונה המודעה כללית, ההגשות מצטברות לאורך זמן, והראיונות נפרשים על פני ימים רבים. הזמן הניהולי גבוה, ומועמדים טובים נעלמים בדרך. בפעם השנייה המודעה כוללת שעות, מיקום ושכר, ההגשות נסקרות בשני חלונות קבועים, והראיונות מתקיימים באותו שבוע. הזמן הניהולי יורד משמעותית.
ההוצאה הישירה זהה בשתי הפעמים. ההבדל כולו הוא בקטגוריה שלא מופיעה בשום חשבונית, וזו בדיוק הנקודה.
מה לא נכלל כאן בכוונה
לא תמצאו במאמר הזה מספר שקלי, מכפיל שכר או ממוצע שוק, וזו החלטה ולא השמטה. עלות גיוס משתנה דרמטית בין תפקיד לתפקיד, בין אזור לאזור ובין ענף לענף, ומספר גורף היה מייצר ביטחון שגוי.
השיטה חשובה יותר מהמספר. עסק שמדד את עצמו פעמיים יודע יותר מעסק שקרא בנצ׳מרק מסודר, כי הוא יודע מה נכון אצלו. השתמשו בקטגוריות כאן כרשימת בדיקה, והמספר ייבנה מהנתונים שלכם.
מסקנה: מדדו שעות לפני שתתמקחו על מחיר
לפני הגיוס הבא, פתחו טבלה ורשמו שעות לפי שלב. זה כל מה שצריך כדי לגלות שהרכיב היקר אצלכם אינו זה שאתם מנסים להוזיל. אחרי שהמספר הזה קיים, אפשר להחליט מתוך נתונים מה כדאי לקצר ומה כדאי להשאיר, ולנהל את כל הרצף במקום אחד דרך מערכת הגיוס לעסקים קטנים במקום לפזר אותו בין מייל, אקסל וטלפון.