רוב העסקים הקטנים לא מודדים גיוס בכלל, ורובם צודקים בכך שלוח בקרה מלא לא שווה את הטרחה. אבל שלושה או ארבעה מספרים כן שווים, ולא כדי לייצר דוחות אלא כדי לענות על שאלה אחת: איפה התהליך נתקע. בלי המספרים האלה, התשובה הנפוצה היא "אין מועמדים טובים", והיא כמעט תמיד שגויה.
מהו מדד גיוס? מספר שמתאר שלב מסוים בתהליך ומאפשר להשוות בין גיוסים. מדד שימושי הוא כזה שאתם יודעים מה תעשו אחרת אם הוא ישתנה. מספר שמעניין אבל לא משנה שום החלטה אינו מדד אלא סקרנות.
למה מדדי פעילות מטעים
"כמה משרות פרסמתי" ו"כמה קורות חיים קיבלתי" הם המדדים הנפוצים ביותר, ושניהם מודדים פעילות ולא תוצאה. הם תמיד עולים כשעובדים קשה, וזו בדיוק הסיבה שהם מרגישים טוב ומטעים.
כמות הגשות גבוהה יכולה להעיד על מודעה רחבה מדי בדיוק כמו על מודעה מוצלחת. אם פרסמתם משרה בלי דרישות ברורות וקיבלתם שמונים הגשות שרובן לא רלוונטיות, המספר הגבוה הוא הבעיה ולא ההצלחה. לכן שווה למדוד את מה שקורה אחרי ההגשה ולא את כמותן.
ארבעת המדדים ששווים את הזמן
זמן תגובה ראשון. מהגשה ועד שהמועמד שמע מכם משהו. זה המדד שאתם שולטים בו לחלוטין, והוא מנבא יותר מכל אחר כמה מועמדים טובים יישארו זמינים. אם הוא עולה על שלושה או ארבעה ימי עסקים, תקנו אותו לפני שתסתכלו על משהו אחר. דרכים קונקרטיות לקצר אותו, ומה דווקא לא עוזר, מפורטות בקיצור זמן גיוס.
זמן עד הצעה. מפרסום ועד שההצעה יצאה. הוא חושף את השלבים שנתקעים באמצע, ובעסק קטן זה כמעט תמיד המעבר מסינון לזימון או ההתלבטות בין שני מועמדים אחרי הראיון האחרון. אם השלב הראשון הוא הצוואר, המסגרת בסינון מועמדים מקצרת אותו יותר מכל כלי.
נשירה אחרי גילוי עניין. כמה מועמדים שכבר סימנתם כמתאימים נעלמו, סירבו או לא הגיעו. זה המדד הכי לא נוח והכי מלמד: הוא מצביע על פער בין מה שהמודעה הבטיחה למה שהתגלה בשיחה, על שכר שאינו תחרותי, או על תהליך איטי מדי.
מקור המועמד שהתקבל. לא מאיפה הגיעו הכי הרבה הגשות, אלא מאיפה הגיע מי שבסוף נקלט. אלה שני דברים שונים לגמרי, וההבדל ביניהם מונע השקעה בערוץ שמייצר נפח ולא התאמות.
מה כל מדד אומר כשהוא נראה רע
| המדד | כשהוא גבוה מדי | מה בודקים ראשון |
|---|---|---|
| זמן תגובה ראשון | אין חלון קבוע לעבור על הגשות | יומן: שעה קבועה פעמיים בשבוע |
| זמן עד הצעה | אין מכריע מוגדר, או ראיונות מפוזרים | לרכז ראיונות לאותו שבוע |
| נשירה אחרי עניין | פער בין המודעה למציאות, או שכר | מה נאמר במודעה מול מה שנאמר בשיחה |
| מקור לא ברור | לא נרשם מאיפה הגיע מי שנקלט | להוסיף עמודה אחת לטבלה |
הטבלה הזאת היא הסיבה שמדידה שווה את הטרחה. כל שורה בעמודה הימנית היא פעולה קונקרטית שאפשר לבצע השבוע, ואף אחת מהן לא דורשת כלי חדש. מדד שאין לו עמודה כזאת הוא מדד שכדאי לוותר עליו.
איך מודדים בלי מערכת
טבלה אחת, שורה לכל משרה, שש עמודות: תאריך פרסום, מספר הגשות, תאריך תשובה ראשונה, מספר מרואיינים, תאריך הצעה, תוצאה. זה מספיק כדי לחשב את ארבעת המדדים, וזה לוקח דקה בכל אירוע.
הוסיפו עמודה שביעית להערה חופשית. משפט כמו "היה חג באמצע" או "המשרה פורסמה בלי שכר בשבוע הראשון" שווה יותר מהמספר עצמו כשתחזרו לטבלה בעוד חצי שנה, כי בלעדיו כל חודש חריג ייראה כמו בעיה בתהליך. פירוק מלא של מה שגיוס באמת עולה, כולל הזמן הניהולי שלא מופיע בשום חשבונית, נמצא בכמה באמת עולה לגייס עובד.
מי מסתכל על המספרים, ומתי
מדידה נכשלת בעסק קטן לא בגלל איסוף אלא בגלל שאף אחד לא קובע מתי מסתכלים. קבעו מועד אחד בחודש, רבע שעה, ועברו על הטבלה. זה מספיק, וזה הרבה יותר ממה שרוב העסקים עושים.
בפגישה הזאת שאלו שלוש שאלות בלבד: מה השתנה מהחודש שעבר, האם יש שלב שחוזר ונתקע, ומה נעשה אחרת בגיוס הבא. אם התשובה לשלישית היא כלום, זה בסדר גמור וזה עדיין היה שווה את רבע השעה, כי עכשיו אתם יודעים שהתהליך יציב ולא רק מקווים שהוא כזה.
אם יש שותף או מנהל נוסף, שבו על זה יחד. שני אנשים שמסתכלים על אותה טבלה מגלים מהר מאוד שהם זוכרים את אותם גיוסים אחרת לגמרי, וזו כשלעצמה סיבה מספקת לרשום.
מה לא כדאי למדוד
עלות לגיוס כמספר בודד. בעסק קטן היא נשלטת כמעט כולה בזמן הניהולי, שקשה לתמחר ומשתנה מאוד בין תפקידים. אפשר לעקוב אחריה כתחושה, לא כמדד.
איכות גיוס בציון. ציון סובייקטיבי שניתן שלושה חודשים אחרי הקליטה מרגיש מדעי ואינו כזה. עדיף לשאול שאלה בינארית: האם הייתם מגייסים את האדם הזה שוב.
יחסי המרה בכל שלב. בכמויות של עסק קטן, שני מועמדים פחות בשלב מסוים משנים את האחוז דרמטית בלי שקרה שום דבר אמיתי. הסתכלו על מספרים מוחלטים, לא על אחוזים.
למה אין כאן מספרי יעד
שווה להסביר במפורש מה לא תמצאו כאן: טבלת בנצ׳מרק עם ערכי יעד לכל מדד. הסיבה אינה חוסר מידע אלא שכל מספר כזה תלוי בתפקיד, באזור ובעונה, ולכן יעד גורף מטעה יותר משהוא עוזר.
זמן איוש של שבועיים מצוין למשרת אדמיניסטרציה ולא ריאלי למנהל מקצועי. עשרים הגשות הן הרבה לתפקיד נישתי ומעט למשרת משמרת באזור המרכז. אם תמדדו את עצמכם מול מספר שנלקח מהקשר אחר, תסיקו שהתהליך שלכם גרוע כשהוא בסדר גמור, או ההפך.
הבנצ׳מרק הרלוונטי היחיד הוא אתם עצמכם בגיוס הקודם. השוו תפקיד דומה לתפקיד דומה ועונה לעונה, ותקבלו תשובה שאפשר לפעול לפיה. זו גם הסיבה ששווה להתחיל למדוד עכשיו גם אם המספרים הראשונים לא יאמרו לכם הרבה: הערך שלהם נוצר בהשוואה השנייה.
תרחיש לדוגמה (דמיוני): המספר שחשף את הבעיה האמיתית
להמחשה בלבד, זה תרחיש דמיוני ולא מקרה שתועד. נניח שעסק מתלונן על כך שאין מועמדים טובים. הטבלה מראה משהו אחר: מספר הגשות סביר בשלוש משרות, זמן תגובה ראשון ארוך, ומועמדים שמסרבים אחרי שכבר זומנו. כמות ההגשות בסדר גמור; הבעיה היא שכשהעסק מגיע אל המועמדים, חלקם כבר לא פנויים.
התיקון בתרחיש הוא חלון קבוע של שעה פעמיים בשבוע לטיפול במועמדים. זמן התגובה אמור לרדת, ויחד איתו הנשירה אחרי גילוי עניין. שימו לב שלא הושקע שקל נוסף בחשיפה, ושהמסקנה המקורית, "אין מועמדים", הייתה שגויה לחלוטין. בלי המספרים לא הייתה שום דרך לדעת את זה.
מה למדוד כשמגייסים לעיתים רחוקות
עסקים רבים מגייסים שתיים או שלוש פעמים בשנה, ואז נדמה שאין טעם למדוד כי אין מספיק נתונים. בפועל דווקא שם המדידה חשובה יותר, כי בלי רישום פשוט לא תזכרו מה עשיתם בפעם הקודמת ותתחילו כל גיוס מאפס.
בתדירות כזאת ותרו על ממוצעים ורשמו יומן קצר במקום: מה פרסמתם, מה עבד, מה לקח יותר זמן מהצפוי, ומה הייתם עושים אחרת. חצי עמוד אחרי כל גיוס שווה יותר מכל מדד מספרי, כי הוא שומר את ההחלטות ולא רק את התוצאות. בפעם הבאה תתחילו מהמסמך הזה במקום מהזיכרון.
מסקנה: מדד אחד עכשיו עדיף על ארבעה בעוד חודש
פתחו טבלה והתחילו למדוד את זמן התגובה הראשון בלבד, כבר בגיוס הקרוב. זה המדד הזול ביותר לאסוף וההשפעה שלו גדולה מכולם. הוסיפו את השאר רק אחרי שהוא במקום. את הרצף המלא שמסביבו אפשר לראות בתהליך גיוס לעסק קטן, ומה שקורה כשהתגובה מתעכבת מפורט בחוויית מועמד בעסק קטן. לניהול הגשות ושלבים במקום אחד, בלי לתחזק את זה במייל ובאקסל במקביל, יש את מערכת הגיוס לעסקים קטנים.