חברת השמה או לגייס לבד: איך מחליטים נכון?

ההחלטה בין חברת השמה לגיוס עצמאי נופלת כמעט תמיד על השוואה שגויה: העמלה מול אפס. גיוס עצמאי לא מגיע עם חשבונית, ולכן הוא נראה חינם, ומכאן המסקנה המהירה שההשמה יקרה. ההשוואה הנכונה היא בין העמלה לבין העלות המלאה של לעשות את זה בעצמכם, שכוללת עשרות שעות ניהוליות ואת הזמן שהמשרה נשארת פתוחה. כשמעמידים את שני המספרים זה מול זה, ההכרעה משתנה לפי סוג התפקיד ולא לפי עיקרון גורף.

מה עושה חברת השמה? היא מאתרת מועמדים, מסננת אותם ומציגה לכם רשימה מצומצמת, בתמורה לעמלה שמשולמת בדרך כלל רק אם מישהו נקלט. את הראיון, ההחלטה והקליטה אתם עדיין עושים.

מה בדיוק אתם קונים

שווה לדייק, כי מכאן נגזרת כל ההחלטה. אתם לא קונים "גיוס", אתם קונים שני דברים: גישה למועמדים שלא היו מגיעים אליכם לבד, וזמן ניהולי שלא תצטרכו להשקיע.

בתפקידים שבהם המאגר גדול והמועמדים מחפשים באופן פעיל, הרכיב הראשון שווה מעט: המועמדים היו מגיעים אליכם ממילא דרך מודעה סבירה. בתפקידים נדירים, בכירים או בשוק שאתם לא מכירים, הוא שווה הרבה. זו ההבחנה המרכזית, והיא מסבירה למה אותה עמלה יכולה להיות עסקה מצוינת בתפקיד אחד ובזבוז בתפקיד אחר.

חמישה מצבים שבהם ההשמה מוצדקת

תפקיד בכיר או נדיר. כשמאגר המועמדים הרלוונטיים קטן ומרביתם אינם מחפשים באופן פעיל, איתור הוא העבודה האמיתית וזה מה שחברת ההשמה מוכרת.

גיוס בהיקף. עשרה תפקידים במקביל דורשים זמן ניהולי שאין לעסק קטן, ופריסת העומס החוצה מוצדקת גם כשכל תפקיד בנפרד היה פשוט.

דחיפות אמיתית. כשעלות המשרה הפתוחה, במונחי שעות נוספות והכנסה שנדחית, גבוהה מהעמלה, החישוב ברור.

כניסה לשוק לא מוכר. אזור חדש, ענף חדש או תפקיד שמעולם לא גייסתם. אתם משלמים על היכרות עם השוק, לא על סינון.

גיוס חסוי. החלפה של עובד קיים לא יכולה להתפרסם בגלוי, וזה מצב שקשה מאוד לפתור לבד.

מתי לגייס לבד

בכל השאר, כלומר ברוב הגיוסים של רוב העסקים הקטנים: תפקידים יומיומיים שחוזרים על עצמם, מאגר מועמדים סביר, ולא דחוף ברמה קיצונית. הסיבה אינה רק עלות. תהליך פנימי משתפר בכל סבב: המודעה מתחדדת, הקריטריונים מתייצבים, ואתם לומדים מי מתאים אצלכם בפועל. עם חברת השמה הידע הזה נשאר אצלה.

מה שנדרש כדי שזה יעבוד הוא פחות ממה שנדמה, וזה מפורט בגיוס עובדים בלי מחלקת HR.

ההשוואה, בטבלה

שימו לב לשורת "עלות אמיתית", כי היא זו שמכריעה. כדי למלא אותה צריך לדעת כמה שעות באמת מושקעות אצלכם בגיוס, ורוב העסקים לא יודעים. השיטה לחשב את זה בחצי שעה מפורטת בכמה באמת עולה לגייס עובד.

מה לבדוק בהסכם לפני שחותמים

ארבעה סעיפים משנים את העסקה בפועל, והרביעי הוא זה שמייצר את רוב המחלוקות.

בסיס העמלה. אחוז ממה בדיוק: שכר חודשי או שנתי, ברוטו או עלות מעביד. ההפרש בין הפרשנויות גדול.

תקופת אחריות. מה קורה אם העובד עוזב בחודשים הראשונים, והאם מקבלים החלפה, החזר יחסי או כלום.

בלעדיות. האם אתם רשאים לגייס במקביל בעצמכם. אם לא, אתם מוותרים על הערוץ הזול ביותר שלכם לאורך כל התקופה.

בעלות על מועמד. מה קורה כשאדם שהגיש אליכם ישירות בעבר מוצג לכם על ידי החברה. הסדירו את זה בכתב מראש, כי אחרי שזה קורה כבר אין דרך נוחה לפתור אותו.

גישה משולבת

לרוב העסקים זה הפתרון הנכון: לחלק לפי סוג התפקיד ולא לבחור צד. תפקידים חוזרים מגייסים בעצמכם ובונים עליהם תהליך, ותפקיד בכיר אחת לתקופה מעבירים החוצה. התנאי היחיד הוא שההסכם לא יכלול בלעדיות גורפת, ושתגדירו מי מטפל בכל ערוץ כדי שמועמד לא יקבל שתי פניות מאותו עסק.

מה חברת השמה לא עושה בשבילכם

גם כשההחלטה לשלם נכונה, כדאי לדעת מה נשאר אצלכם. חברת השמה לא מגדירה את התפקיד במקומכם: אם הבריף שתיתנו יהיה מעורפל, תקבלו רשימה מעורפלת ותשלמו על סינון של מועמדים שלא התאימו מלכתחילה.

היא גם לא מראיינת במקומכם, לא מחליטה, ולא קולטת. ההחלטה ושלושת החודשים הראשונים נשארים באחריותכם לגמרי, וזה בדיוק המקום שבו טעות גיוס נוצרת או נמנעת. עסק שחשב שהעמלה קונה לו תהליך שלם מגלה את זה בשלב הכי יקר.

המסקנה המעשית היא שגם בגיוס דרך חברת השמה שווה להשקיע חצי שעה בהגדרת התפקיד ובכתיבת שלוש שאלות הליבה לראיון. זו אותה עבודה שהייתם עושים בגיוס עצמאי, והיא מה שקובע אם קיבלתם ערך על העמלה.

שלושה סימנים שהגיוס העצמאי לא עובד אצלכם

לפני שעוברים לחברת השמה, שווה לוודא שהבעיה אינה במשהו שאפשר לתקן בעשרים דקות. שלושה סימנים מבדילים בין תהליך שבור לבין תפקיד שבאמת דורש איתור.

מעט הגשות, אבל רלוונטיות. אם הגיעו ארבע פניות וכולן סבירות, המודעה עובדת והמאגר פשוט קטן. זה המצב שבו השמה מוצדקת.

הרבה הגשות, אף אחת לא מתאימה. זה כמעט תמיד ניסוח: המודעה רחבה מדי או לא כתוב בה מה עושים בתפקיד. חברת השמה תפתור את התסמין בעלות גבוהה, בזמן שעריכה קצרה הייתה פותרת את הסיבה.

מועמדים טובים שנעלמים באמצע. זו בעיית קצב ולא בעיית מקור. מעבר להשמה לא יעזור כאן, כי הראיונות וההחלטה עדיין אצלכם ובאותו קצב.

רק הסימן הראשון מצדיק מעבר לחברת השמה. שני האחרים מצדיקים תיקון פנימי, וכדאי לעשות אותו לפני שמשלמים עמלה על בעיה שאפשר לפתור בעריכה של עשרים דקות.

תרחיש: אותו עסק, שתי החלטות הפוכות

עסק תפעול גייס באותה שנה מחסנאי ומנהל לוגיסטיקה. למחסנאי פרסם מודעה, קיבל עשרים ושתיים הגשות תוך שבוע, ואייש תוך אחד עשר יום. עמלת השמה שם הייתה תשלום על עבודה שהמודעה עשתה לבדה.

למנהל הלוגיסטיקה, אחרי חודש עם ארבע הגשות שאף אחת מהן לא רלוונטית, הוא פנה לחברת השמה. העלות הייתה גבוהה, אבל המשרה הפתוחה עלתה לו יותר בשעות נוספות של שני עובדים קיימים. שתי ההחלטות נכונות, ולכן הכלל הנכון אינו "תמיד לבד" או "תמיד השמה" אלא בדיקה לכל תפקיד בנפרד.

איך לעבוד נכון מול חברת השמה

אם החלטתם לשלם, שווה למקסם את התמורה. תנו בריף כתוב ולא שיחת טלפון: מה עושים בתפקיד, אילו שלוש דרישות הכרחיות, מה העדפה בלבד, מה טווח השכר ומה שעות העבודה. בריף מעורפל מייצר רשימה מעורפלת, ואתם משלמים על אותה עמלה בשני המקרים.

קבעו מראש כמה מועמדים אתם מצפים לקבל ובאיזה טווח זמן, ותנו משוב אחרי הקבוצה הראשונה. משוב ענייני אחרי שלושה מועמדים משנה את איכות הקבוצה הבאה יותר מכל דבר אחר, ובלעדיו אתם מקבלים עוד מאותו סוג.

ולבסוף, אל תוותרו על הראיון שלכם. גם כשהסינון נעשה בחוץ, ההחלטה והאחריות עליה נשארות שלכם, וזה השלב שבו טעות גיוס נמנעת או נוצרת. חברת השמה טובה תעודד אתכם לעשות את זה, לא תנסה לקצר לכם אותו.

מסקנה: עשו את החישוב לפני שמחליטים

לפני הגיוס הבא, מלאו שתי שורות: כמה שעות אתם צפויים להשקיע וכמה עולה לכם כל שבוע שהמשרה פתוחה. אם הסכום קרוב לעמלה או עולה עליה, ההשמה מוצדקת. אם לא, בנו את התהליך הפנימי, התחילו מתהליך גיוס לעסק קטן וחדדו את שלב הסינון לפי סינון מועמדים. לניהול הרצף כולו במקום אחד יש את מערכת הגיוס לעסקים קטנים, ולקיצור הזמנים שמייקרים את החישוב יש קיצור זמן גיוס.