ראיון מרחוק בלי תקלות: צ׳קליסט מעשי למעסיק

ראיון מרחוק שנתקע באמצע בגלל תקלה טכנית משאיר רושם גרוע, גם כשהמועמד עצמו מצוין וגם כשהתקלה הייתה אצלכם. החדשות הטובות הן שכמעט כל התקלות האלה צפויות מראש: קישור שנשלח בלי שעה מדויקת, מיקרופון לא נכון, מראיין שמצטרף מחשבון אחר, או חיבור שנופל בלי שאף אחד יודע מה עושים עכשיו. הצ'קליסט הזה עובר על ארבעה רגעים מנקודת המבט של המעסיק: ההזמנה, עשר הדקות שלפני, השיחה עצמה, ומה שקורה אחריה. בכל אחד מהם יש פעולה אחת או שתיים שמונעות את רוב הבעיות, בלי ציוד מיוחד ובלי הכשרה.

איפה ראיונות מקוונים נתקעים באמת

רוב המעסיקים מתכוננים לתוכן הראיון ומזניחים את המעטפת שלו. בפגישה פנים אל פנים המעטפת פשוטה: חדר, שעה ומישהו שמקבל את המועמד בכניסה. בשיחת וידאו יש יותר נקודות כשל, ולא כולן אצל המועמד. מראיין שפותח את הקישור דקה לפני, מגלה שהמערכת מבקשת עדכון ומשאיר את המועמד בחדר המתנה וירטואלי, יוצר בדיוק את הרושם שהוא היה שופט לחומרה אצל מועמד.

יש גם בעיה עדינה יותר. השהיית השמע בשיחות וידאו גורמת לשני הצדדים לקטוע זה את זה, והמועמד, שכבר לחוץ, מתחיל לענות בקיצור כדי לא להפריע. השיחה הופכת לחקירה של שאלה ותשובה, ומה שנשאר לכם בסוף הוא פחות מידע ממה שהייתם מקבלים באותו זמן בחדר. רוב הצ'קליסט שלמטה נועד לתקן בדיוק את זה.

לפני הכול כדאי לשאול אם בכלל צריך וידאו. לשיחת סינון ראשונה, שבודקת זמינות, ציפיות שכר והבנה בסיסית של התפקיד, שיחת טלפון קצרה מספיקה לעיתים קרובות ופחות מלחיצה לשני הצדדים. וידאו מצדיק את עצמו כשאתם רוצים לראות איך המועמד מסביר דבר מורכב, להציג לו משהו על המסך, או לצרף מראיין נוסף. ההחלטה הזאת חוסכת ראיונות וידאו מיותרים, ומשאירה את המאמץ הטכני לשיחות שבאמת צריכות אותו.

יום לפני: מה כותבים בהזמנה

ההזמנה היא החלק הראשון של הראיון, לא הודעה טכנית שנשלחת בדרך. היא קובעת אם המועמד יגיע רגוע ומוכן או שיבזבז את חמש הדקות הראשונות על חיפוש קישור.

• יום, שעה ומשך. כתבו את היום בשבוע לצד התאריך. "שלישי בעשר" קשה יותר לפספס מתאריך בלבד, ומשך צפוי עוזר למועמד לתכנן את היום שלו.
• הקישור והכלי. ציינו אם צריך להתקין משהו או שאפשר להיכנס מהדפדפן, כדי שהמועמד לא יגלה את זה שתי דקות לפני.
• מי ישתתף. שם ותפקיד של כל מראיין. מועמד שיודע שמנהל הצוות מצטרף מתכונן אחרת.
• מה יקרה בשיחה. אם תבקשו שיתוף מסך, תרגיל קצר או הצגת עבודה קודמת, אמרו את זה מראש.
• מספר טלפון לגיבוי. גם שלכם וגם אישור של המספר שלו, כדי שתהיה דרך לחזור אם החיבור נופל.

מה צריך לכלול הזמנה לראיון בווידאו? הזמנה טובה כוללת יום ושעה מפורשים, משך צפוי, קישור עם הנחיה אם צריך תוכנה, שמות המשתתפים מצד החברה, תיאור קצר של מה יקרה בשיחה ומספר טלפון לגיבוי. כל פריט שחסר בה הופך לשאלה שהמועמד שואל באמצע הלחץ, או לדקות שנשרפות בתחילת הראיון.

עשר דקות לפני: הבדיקה שלכם

את הבדיקה הזאת עושים לבד, לפני שהמועמד מתחבר. פתחו את הקישור מאותו מחשב ומאותו חשבון שממנו תדברו, ובדקו שהמיקרופון והמצלמה הנכונים נבחרו. אוזניות פותרות כמעט תמיד בעיית הד, וכדאי להחליט מראש אם תשתמשו בהן. כבו התראות, סגרו חלונות שאינם קשורים, ואם תשתפו מסך, פתחו מראש רק את מה שאתם רוצים שהמועמד יראה.

את קורות החיים ואת רשימת השאלות שימו בחלון נפרד, לא על המסך שמשותף. ואם הכלי שלכם משתמש בחדר המתנה, ודאו שמישהו אחראי להכניס את המועמד בזמן. מועמד שמחכה חמש דקות מול הודעת "המארח יכניס אתכם בקרוב" מתחיל את השיחה בתחושה שהוא לא חשוב.

השיחה עצמה: מבנה שמתאים למסך

שני הרגלים קטנים משנים את איכות השיחה. הראשון: אחרי שהמועמד מסיים לענות, חכו רגע לפני שאתם ממשיכים. ההשהיה מונעת דיבור כפול ונותנת לו מקום להשלים מחשבה. השני: אם אתם רושמים תוך כדי, אמרו את זה בתחילת השיחה. מבט שיורד שוב ושוב מהמצלמה נראה כמו חוסר עניין, אלא אם המועמד יודע שאתם כותבים.

שאלות זהות לכל המועמדים הן הבסיס להשוואה הוגנת, כפי שמפורט בראיון מובנה: למה הוא עובד ואיך בונים אותו. אם אתם צריכים לבנות את הרשימה מאפס, תוכלו להיעזר בהשאלות הטובות ביותר לשאול מועמדים בראיון עבודה.

להעריך מועמד דרך מסך בלי להיות לא הוגנים

מסך מוסיף רעש שלא קיים בחדר: איכות מצלמה, רקע, תאורה, רעשים מהבית. אף אחד מהם לא מלמד על היכולת לבצע את התפקיד. מועמד שיושב במטבח עם ילד שעובר מאחוריו אינו פחות מקצועי ממועמד שיושב מול קיר לבן, ומי שהאינטרנט שלו נתקע פעם אחת לא הוכיח שהוא לא אמין.

הדרך הפשוטה לנטרל את זה היא לכתוב את ההערכה מיד אחרי השיחה, מול אותם קריטריונים שהגדרתם מראש, ולשאול את עצמכם על כל הערה אם הייתם כותבים אותה גם אחרי פגישה במשרד. כשהתשובה היא לא, ההערה כנראה נוגעת לסביבה ולא למועמד. החריג היחיד הוא תפקיד שבאמת נשען על עבודה יציבה מהבית, ואז זה קריטריון שצריך להופיע במודעה ולהיבדק אצל כולם באותו אופן.

כשמשהו משתבש

• החיבור נופל: עברו לחלופת הטלפון שסוכמה בפתיחה, במקום לנסות שוב ושוב באותו כלי.
• המועמד מאחר: קבעו לעצמכם מראש כמה זמן ממתינים ושלחו הודעה קצרה אחרי כמה דקות. לפעמים הבעיה היא קישור שלא נפתח, לא חוסר רצינות.
• בעיית שמע או תמונה: בקשו לכבות מצלמה ולהמשיך בקול בלבד, במקום לוותר על הראיון כולו.
• התקלה אצלכם: אמרו את זה בפשטות והציעו את החלופה. מראיין שמתנצל פעם אחת וממשיך נראה טוב יותר ממי שמנסה להסתיר.

תקלה טכנית שמטופלת ברוגע ("בואו נעבור לטלפון") לא פוגעת ברושם. תקלה שגוררת בלבול ואיחור כן.

איך Jobder מתייחסת לזה

ב-Jobder התיאום עם המועמד קורה בצ'אט שנפתח ביניכם אחרי ההתאמה. מתוך הצ'אט המעסיק פותח חלון לקביעת ראיון: בוחר אם זו שיחת וידאו, שיחת טלפון או פגישה פרונטלית, קובע תאריך, שעה ומשך, ומוסיף את הקישור לשיחה, מספר טלפון או כתובת, יחד עם הערות. הפרטים נשלחים כהודעה מובנית בתוך השיחה, כך ששני הצדדים רואים את אותו מידע במקום אחד ולא צריכים לחפש אותו במייל.

את שיחת הווידאו עצמה מנהלים בכלי שאתם כבר עובדים איתו, ובשדה ההערות אפשר לכתוב את מה שהמליצו למעלה להכניס להזמנה: מי ישתתף, מה יקרה ומה עושים אם החיבור נופל. המועמדים עצמם מגיעים מהמשרה שפרסמתם, דרך גיוס עובדים בסוויפ, וכשיש להם סרטון היכרות, כבר ראיתם אותם מדברים לפני הראיון. על האופן שבו סרטון קצר משנה את שלב הסינון, ראו גיוס בווידאו: איך זה עובד בפועל, ומה זה באמת משנה?.

אחרי הראיון

עדכנו את המועמד על השלב הבא בהקדם, ובאותו ערוץ שבו תיאמתם את השיחה. מועמד טוב שמחכה שבוע בלי מילה ממשיך לתהליכים אחרים, וזה אחד המקומות הנפוצים שבהם עסקים קטנים מאבדים אנשים, כפי שמתואר באיפה עסק קטן מאבד מועמדים טובים באמצע התהליך?. עדכון מהיר משפיע גם על זמן הגיוס הכולל, לא רק על החוויה של המועמד.

אם ההתלבטות שלכם היא לא איך לנהל ראיון מרחוק אלא איך לאתר ולהעריך מראש מועמדים לתפקיד שכולו מהבית, ההרחבה נמצאת בגיוס לעבודה מרחוק: איך מאתרים ומעריכים מועמדים נכונים. ולפני הראיון הבא, שמרו את ההזמנה שכתבתם כתבנית: היא תשמש אתכם כמעט בלי שינוי בכל פעם.