גיוס לעבודה מרחוק נכשל בדרך כלל באותה נקודה: מגייסים לבית כמו שמגייסים למשרד. בודקים ניסיון, כישורים והתרשמות כללית, ומגלים אחרי חודשיים שהעובד המצוין נעלם בין הודעות, מפספס החלטות שהתקבלו בשרשור ומחכה שמישהו יגיד לו מה הלאה. עבודה מבוזרת דורשת תכונות שבמשרד מסתתרות מאחורי המסדרון: משמעת עצמית, תקשורת כתובה, יוזמה ואמינות. התשובה הקצרה היא להגדיר במדויק מה "מרחוק" אומר אצלכם, ולבנות תהליך שבודק בדיוק את התכונות האלה, כשהתהליך עצמו משמש חלק מהמבחן.
למה עובד מצוין במשרד לא תמיד מצליח מהבית
במשרד, הרבה מהעבודה נעשית בלי שמישהו שם לב. עובד חדש שומע שיחה ליד מכונת הקפה ומבין שהפרויקט השתנה. מנהל רואה מישהו מתוסכל מול המסך ושואל מה קרה. בעיה קטנה נפתרת בשתי דקות ליד השולחן. בבית כל המנגנונים האלה נעלמים, ומה שנשאר הוא מה שהעובד בוחר לכתוב, לשאול ולדווח.
לכן מועמד חזק מאוד מקצועית יכול להיכשל מרחוק, ומועמד עם קצת פחות ניסיון יכול להצליח מעל לציפיות. ההבדל ביניהם הוא לא כישרון, ולרוב גם לא ותק. הוא הרגל: האם הוא מעדכן מעצמו, האם הוא מסכם בכתב את מה שסוכם בשיחה, והאם הוא יודע לתעדף כשאף אחד לא מתעדף בשבילו. תהליך גיוס רגיל כמעט לא בודק את ההרגלים האלה, כי במשרד הם פחות קריטיים.
להגדיר מה זה "מרחוק" אצלכם, לפני המודעה
חוסר בהירות בשלב הזה מבזבז זמן לשני הצדדים, ובדרך כלל מתגלה רק בראיון השני. לפני שכותבים מודעה, סגרו שלוש החלטות:
- מרחוק מלא או היברידי: כמה ימים בשבוע, אם בכלל, נדרשת נוכחות במשרד. כתבו מספר, לא "גמישות".
- אזורי זמן ושעות חפיפה: האם הצוות צריך שעות עבודה משותפות קבועות, או שרוב העבודה יכולה להיות אסינכרונית.
- גבולות גאוגרפיים: האם אתם מגייסים בישראל בלבד מטעמי מס, שכר וחוזה, או שאתם פתוחים גם למועמדים מחוץ לה.
כדאי להוסיף גם שורה על ציוד: מי מספק מחשב, האם יש השתתפות בעלויות אינטרנט, ומה מצופה מסביבת העבודה בבית. שלושה משפטים כאלה במודעה מסננים פניות שלא יתאימו, עוד לפני שמישהו השקיע זמן. אם אתם צריכים עזרה בניסוח, יש לנו מדריך מלא על איך לכתוב מודעת דרושים שמושכת מועמדים.
אילו תכונות לבדוק, ואיך מזהים אותן
הטבלה מרכזת את ארבע התכונות שהכי משפיעות על הצלחה בעבודה מרחוק, ואת הדרך המעשית לזהות כל אחת מהן בתהליך:
| תכונה | למה היא קריטית מרחוק | איך מזהים אותה |
|---|---|---|
| משמעת עצמית | אין פיקוח צמוד ואין קצב שמכתיב המשרד | דוגמאות לפרויקטים שהובלו מתחילה ועד סוף בלי מעקב יומי |
| תקשורת כתובה | רוב התיאום עובר בהודעות ובמסמכים | איכות המשימה הכתובה ובהירות ההודעות לאורך התהליך |
| יוזמה | בעיות לא נפתרות "במסדרון" | מקרים שבהם זיהה בעיה ופעל לפני שביקשו ממנו |
| אמינות | קשה לעקוב אחרי העבודה בזמן אמת | עמידה בזמנים שהוא עצמו קבע בשלבי הגיוס |
מהי התכונה החשובה ביותר בעובד מרחוק? אם צריך לבחור אחת, זו תקשורת כתובה. כמעט כל שאר התכונות עוברות דרכה: עובד ממושמע שלא מדווח נראה מבחוץ כמו עובד שלא עושה כלום, ועובד יוזם שלא מסביר מה הוא עשה יוצר בלבול במקום ערך. מי שכותב ברור, קצר ובזמן מאפשר לצוות לעבוד איתו גם כשאף אחד לא רואה אותו.
התהליך עצמו הוא מבחן
כאן נמצא היתרון הכי פחות מנוצל בגיוס מרחוק. כל שלב בתהליך כבר מתנהל בדיוק כמו העבודה עצמה: הודעות, תיאום זמנים, שיחות וידאו ומסמכים. במקום לשאול את המועמד אם הוא מתקשר טוב, אתם רואים את זה.
שימו לב לאופן שבו המועמד מתנהל מההודעה הראשונה. מי שעונה בבהירות, מאשר מועד בלי שלוש תזכורות ומגיע לשיחה מוכן מדגים בדיוק את מה שתצטרכו ממנו. עיכובים חוזרים ותשובות מבולבלות הם נתון, לא מקריות.
זה לא אומר להעניש מועמד על הודעה אחת שנענתה למחרת. לאנשים יש עבודה נוכחית, ילדים ומילואים, ומועמד שמודיע מראש "אחזור אליכם מחר בבוקר" ועומד בזה מדגים בדיוק את האמינות שאתם מחפשים. זה אומר לשים לב לדפוס. ובאותה מידה, התנהלות שלכם בתהליך היא דוגמה למועמד: אם אתם עונים אחרי שבוע, אל תופתעו שהמועמד הטוב קיבל הצעה במקום אחר.
שלוש טעויות שחוזרות בגיוס מרחוק
הטעויות האלה לא נובעות מחוסר מקצועיות. הן נובעות מכך שתהליך שנבנה למשרד הועתק כמו שהוא לעבודה מהבית:
- לבדוק רק מה שבודקים במשרד: ניסיון, כישורים וכימיה בשיחה. כל אלה חשובים, אבל אף אחד מהם לא מנבא אם המועמד יעדכן מעצמו כשמשהו נתקע. בלי שלב שבודק תקשורת כתובה, אתם מנחשים.
- להשאיר את "מרחוק" פתוח לפרשנות: מעסיק כותב "אפשרות לעבודה מהבית" ומתכוון ליום אחד בשבוע. המועמד קורא את אותו משפט ומבין שמדובר בעבודה מהבית מלאה. הפער מתגלה בשלב ההצעה, אחרי שכולם השקיעו שעות.
- לדחות את מפגש הצוות לאחרי החתימה: בעבודה מרחוק, הקולגות הם כמעט כל הסביבה של העובד. שיחה קצרה עם מי שיעבוד איתו ביום-יום, לפני ההצעה, נותנת לשני הצדדים מידע שאף ראיון עם מנהל לא נותן.
המשותף לשלושתן הוא שהן זולות לתיקון בשלב הגיוס, ויקרות מאוד אחרי שלושה חודשי עבודה.
איך מעריכים לאורך התהליך, שלב אחר שלב
תהליך טוב לגיוס מרחוק לא חייב להיות ארוך יותר מתהליך רגיל. הוא צריך לכלול כמה נקודות בדיקה שמכוונות להרגלי העבודה:
- סינון מקדים לפי קריטריונים ברורים: לפני כל שיחה, בדקו את הבסיס: אזור זמן, זמינות, ניסיון רלוונטי. על איך לעשות את זה בלי לפספס מועמדים טובים כתבנו במדריך סינון מועמדים.
- משימה כתובה קצרה: תרחיש אמיתי מהתפקיד, עם תשובה של חצי עמוד. למשל: כתוב עדכון למנהל על משימה שמתעכבת בגלל תלות בצוות אחר. התשובה בודקת חשיבה, תעדוף ותקשורת בבת אחת.
- ראיון וידאו מובנה: אותן שאלות לכל המועמדים, עם דגש על דוגמאות לעבודה עצמאית. כך משווים בין מועמדים על בסיס אחיד ולא על כימיה. הפירוט המלא בראיון מובנה: למה ואיך, מדריך למעסיק.
- שאלות שממוקדות בעבודה מרחוק: "תאר יום עבודה רגיל מהבית", "איך אתה מחליט מה לעשות קודם כשאין מי שיגיד לך", "מה אתה עושה כשאתה תקוע ואף אחד לא זמין".
איך נראית תשובה טובה למשימה הכתובה? נניח, לשם ההמחשה, שתי תשובות לאותו תרחיש. הראשונה מתנצלת באריכות ומבטיחה "לעשות הכול כדי לעמוד בזמנים". השנייה כותבת בשלוש שורות מה מתעכב, למה, מה כבר נעשה כדי לשחרר את התלות ומתי יגיע העדכון הבא. שתיהן מנומסות, אבל רק השנייה נותנת למנהל משהו שאפשר לפעול לפיו, וזה בדיוק ההבדל שתרגישו כל שבוע מול עובד מרחוק.
ההכנה הטכנית לשיחות עצמן חשובה גם היא, כי תקלה בצד שלכם פוגעת ברושם של המועמד מהחברה. ריכזנו את זה בצ'קליסט לראיון מרחוק בלי תקלות.
איך Jobder מתייחסת לזה
כשמפרסמים משרה ב-Jobder, שדה "אופן העבודה" הוא שדה חובה עם שלוש אפשרויות: במשרד, עבודה מהבית או היברידי. מחפשי עבודה יכולים לסנן משרות לפי אופן העבודה, כך שההגדרה שקבעתם מראש עושה חלק מהסינון לפני שמישהו הגיש מועמדות. הפרטים על יצירת המודעה נמצאים בעמוד פרסום משרות ב-Jobder.
המועמדים שמגישים מועמדות מדורגים לפי התאמה לדרישות שהגדרתם, ולחלק מהם יש בפרופיל סרטון הצגה קצר. בגיוס מרחוק לסרטון יש ערך נוסף: כבר בשלב הראשון אתם מתרשמים מהאופן שבו המועמד מציג את עצמו מול מצלמה, שזו בדיוק הסביבה שבה תעבדו איתו. על השימוש בווידאו לאורך כל התהליך כתבנו בגיוס בווידאו: המדריך המלא למעסיקים ולמועמדים. אפשר לשמור עם המשרה עד חמש שאלות סינון, ובשלב הזה שולחים אותן למועמד ידנית בצ'אט הישיר.
הגיוס לא נגמר בחתימה
עובד מרחוק שלא נקלט כראוי מרגיש מנותק מהיום הראשון, וזה מתורגם מהר לעזיבה. במשרד, עובד חדש לומד הרבה רק מלשבת ליד אחרים. בבית הוא לומד רק מה שמישהו טרח לתעד או להסביר.
השקיעו בקליטה מובנית: ציוד וגישה למערכות שמוכנים לפני היום הראשון, איש קשר קבוע לשאלות "קטנות", ומפגשי וידאו סדירים בשבועות הראשונים, גם כשאין סיבה דחופה. הרחבנו על המבנה הזה בקליטת עובד חדש: תוכנית לשבוע ולחודש.
גיוס לעבודה מרחוק מצליח כשההגדרה ברורה מראש, כשהתהליך בודק הרגלי עבודה ולא רק כישורים, וכשהקליטה מתוכננת באותה רצינות כמו הראיון. אם אתם עומדים לפתוח משרה כזו, התחילו מההחלטה הראשונה: כמה ימים במשרד, אם בכלל, וכתבו אותה במודעה.