מעסיקים קטנים שוכחים לעודד המלצות עובדים, למרות שזה אחד מערוצי הגיוס האיכותיים שעומדים לרשותם. הסיבה שכדאי לעשות את זה פשוטה: מועמד שמגיע בהמלצה כבר קיבל הקשר ממישהו שמכיר גם את התפקיד וגם אתכם, עוד לפני שהוא נכנס לראיון. הבעיה היא שהערוץ הזה לא עובד מעצמו. עובדים לא ממליצים כשלא ביקשו מהם, כשלא ברור להם מה מחפשים, או כשההמלצה הקודמת שלהם נבלעה בלי מענה. המאמר עובר על למה זה שווה את המאמץ, איך מבקשים בלי להציק, ואיפה צריך להיזהר.
מה קורה כשערוץ ההמלצות לא פעיל
כשאין ערוץ ברור להמלצות, עובדים לא ממליצים. לא כי אין להם על מי, אלא כי אף אחד לא ביקש, או שלא ברור להם איך עושים את זה בפועל. זו הזדמנות שמוחמצת בשקט: העובד מכיר מישהו מתאים, אבל הפער בין "לחשוב על זה" לבין "לשלוח לו קישור" גדול מספיק כדי שזה פשוט לא יקרה.
יש גם בעיה של מידע. בעסק קטן, משרה נפתחת לפעמים אחרי שיחה בין הבעלים למנהל, ומתפרסמת החוצה לפני שמישהו בצוות בכלל שמע עליה. עובד ותיק שומע על המשרה רק כשמגיע עובד חדש, ואז מגלה שחבר שלו היה מתאים בדיוק. מבחינת המעסיק, ההמלצה הזו לא נדחתה. היא פשוט אף פעם לא הגיעה, ואף אחד לא יודע שהיא הייתה אפשרית.
למה הפניה שווה יותר ממודעה פתוחה
מהי הפניית עובד? הפניית עובד היא המלצה של מישהו שכבר עובד אצלכם, או מכיר את העסק מקרוב, על מועמד שלדעתו מתאים לתפקיד פתוח. ההבדל בינה לבין פנייה רגילה הוא ההקשר: מאחורי המועמד עומד אדם שאתם מכירים, שמכיר את שני הצדדים.
- הקשר קיים מראש: העובד שממליץ יודע פחות או יותר מה התפקיד דורש, וכבר סינן בראש שלו את מי שלא יתאים.
- אמון דו-כיווני: המומלץ מגיע עם רקע על העסק ממקור שהוא סומך עליו, לא כפנייה קרה, ואתם מקבלים מועמד שמישהו מבפנים מוכן לחבר אליו את השם שלו.
- ציפיות מציאותיות: המועמד שמע מבפנים איך נראה יום עבודה, מה טוב ומה פחות. זה מפחית את הסיכוי להפתעות בשבועות הראשונים.
- מהירות: אין צורך לחכות שמישהו ימצא את המודעה. ההמלצה מגיעה עם שם, טלפון והקשר.
הטבלה מסכמת איפה כל ערוץ חזק, כדי שיהיה ברור למה כדאי להחזיק את שניהם:
| קריטריון | הפניית עובד | מודעה פתוחה |
|---|---|---|
| כמות מועמדים | מעטים, לפי גודל הרשת של הצוות | רבים יותר, כולל פניות לא רלוונטיות |
| מידע מוקדם על המועמד | יש, ממי שמכיר אותו | רק מה שהמועמד כתב על עצמו |
| גיוון המאגר | מוגבל למעגלים של העובדים | רחב יותר, תלוי בערוצי הפרסום |
| מאמץ מצד המעסיק | בקשה ממוקדת וסגירת מעגל | כתיבת מודעה ומיון פניות |
הפניה לא מחליפה בדיקה. גם מועמד מומלץ עובר את אותו תהליך סינון וראיון, ההמלצה רק משפרת את נקודת הפתיחה.
מה ההפניה לא עושה בשבילכם
כאן הרבה מעסיקים טועים בכיוון ההפוך. הם כל כך מרוצים מהמלצה שהם מקצרים את התהליך: מוותרים על שאלה קשה בראיון, מדלגים על בדיקת ממליצים, או מציעים תנאים לפני שבדקו התאמה. זה בדיוק המקום שבו המלצה טובה הופכת לגיוס כושל.
העובד שממליץ מכיר את המועמד כחבר, כשותף ללימודים או כעמית מתפקיד אחר. הוא לא תמיד יודע איך האדם הזה עובד תחת לחץ, בתפקיד הספציפי שלכם, מול הלקוחות שלכם. לכן שווה להתייחס להמלצה כמידע ראשון ולא כחוות דעת סופית, ולהשלים אותה באותם כלים שמשמשים לכל מועמד. על השלב האחרון כתבנו בבדיקת ממליצים למעסיק: איך עושים זאת נכון.
איך מעודדים בלי להפוך לנודניקים
הדרך הכי יעילה היא לבקש בהקשר טבעי ולא כפנייה גורפת וחוזרת. כשנפתחת משרה חדשה, ספרו עליה לצוות במפורש, במקום לסמוך שמישהו ישמע במקרה. שלושה דברים הופכים בקשה כזו לאפקטיבית:
- תיאור ספציפי של מי שמחפשים: לא "מכירים מישהו טוב?", אלא התפקיד, הרמה, ושניים-שלושה דברים שהכי חשובים לכם. תיאור מדויק מעלה בראש שמות של אנשים אמיתיים.
- פעולה קלה: קישור אחד למשרה, שאפשר להעביר בהודעה, עדיף על "תגידו לי אם אתם מכירים מישהו" בלי דרך מסודרת לעשות זאת.
- סגירת מעגל: עדכנו את מי שהמליץ מה קרה עם ההמלצה, גם כשהתשובה שלילית. זה הצעד שהכי הרבה מעסיקים מדלגים עליו, והוא זה שקובע אם העובד ימליץ שוב.
כשההמלצה מגיעה, קבעו מראש מה קורה איתה. מי אחראי לפנות למועמד, תוך כמה ימים, ומי מעדכן את העובד שהמליץ. בעסק קטן התשובה היא לרוב אותו אדם, אבל כדאי שזה יהיה ברור. המלצה שמחכה שבועיים לטלפון שולחת מסר לשני הצדדים, למועמד ולעובד, שאולי לא באמת חיכו לה.
לשם ההמחשה, נניח עסק קטן שמחפש נציג שירות. הודעה בקבוצת הצוות שאומרת "מחפשים נציג שירות לשלושה ימים בשבוע, מישהו סבלני שיודע להרגיע לקוח כועס, ניסיון בשירות טלפוני יתרון, הנה הקישור" נותנת לכל עובד מספיק מידע כדי לחשוב על אדם מסוים. אותה הודעה בלי הפרטים, "מגייסים, מכירים מישהו?", כנראה לא תניב אף שם.
מתי הפניות עובדות טוב במיוחד, ומתי פחות
לא כל משרה נהנית מהמלצות באותה מידה. ההפניה חזקה במיוחד בתפקידים שבהם קשה לשפוט מקורות חיים: תפקידי שירות ומכירות שבהם האישיות קובעת, תפקידים טכניים שבהם עמית יודע להעריך איכות עבודה יותר טוב ממודעה, ותפקידים בצוות קטן וצפוף שבו ההתאמה האנושית משמעותית. בכל אלה, מי שעבד עם המועמד יודע משהו שאי אפשר ללמוד מקובץ.
ההפניה חלשה יותר כשהתפקיד חדש לגמרי בעסק, כשאף אחד בצוות לא עושה עבודה דומה, או כשמחפשים מישהו שיביא כיוון שונה ממה שקיים. במקרים האלה הרשת הפנימית פשוט לא מכירה את הפרופיל הנכון, ומודעה פתוחה או ערוצים חיצוניים יעשו עבודה טובה יותר. ההבחנה הזו עוזרת להחליט כמה מאמץ להשקיע בבקשה לצוות בכל משרה, במקום להפעיל את אותה שגרה על הכול.
איפה צריך להיזהר
המלצות עובדים הן ערוץ טוב, אבל ערוץ שנשען רק עליהן מייצר בעיה מוכרת. אנשים ממליצים בעיקר על מי שדומה להם, ולכן צוות שמגייס בעיקר דרך המלצות הולך ונעשה דומה יותר: אותו רקע, אותם מעגלים, אותן נקודות עיוורון. זה לא נובע מכוונה רעה, אלא מהאופן שבו רשתות חברתיות עובדות. הרחבנו על כך בגיוס מגוון והכלה: מדריך מעשי למעסיקים.
הפתרון הוא לא לוותר על המלצות, אלא להחזיק אותן כערוץ אחד מתוך כמה. מודעה פתוחה, נוכחות בגיוס דרך רשתות חברתיות והמלצות יכולים לעבוד במקביל, כשכל המועמדים עוברים את אותו תהליך עם אותם קריטריונים. כך ההמלצה מקבלת את המשקל שמגיע לה, ולא יותר.
איפה זה נכנס לתהליך הגיוס ב-Jobder
ב-Jobder, ערוץ משרות פנימיות והפניות פועל מהצד של מחפשי העבודה: עובד או מכר שמכיר משרה אמיתית מגיש אותה, הצוות בודק את המקור, והמשרה עולה עם תג "משרה מבפנים" ועם ההודעה האישית של הממליץ. זה לא כלי לניהול הפניות בתוך הארגון שלכם, ולכן תוכנית הפניות פנימית עדיין צריכה כללים משלה: למי מעבירים שמות, איך מחזירים תשובה לממליץ, ומה התגמול אם יש. מחפשי עבודה יכולים להמליץ בעצמם על משרות שהם מכירים מבפנים, בתהליך שמתואר באיך המלצת עובד (משרה מבפנים) עובדת ב-Jobder.
גם החלק של "פעולה קלה" נפתר שם: דף קריירה לחברה מרכז בעמוד ממותג אחד את המשרות הפעילות שיש להן דף נחיתה מפורסם, ומשרה שנסגרת יורדת ממנו. זה קישור אחד שאפשר לתת לצוות, במקום לשלוח קישור נפרד בכל פעם שנפתחת משרה, בתנאי שמפרסמים דף נחיתה לכל משרה חדשה. מי שמגיש דרך דף נחיתה מופיע בלשונית דפי הנחיתה בדשבורד וברשימת דירוג המועמדים, ולא במסך הסוויפ.
מה זה לא מחליף
הפניות עובדים לא מחליפות מודעה פתוחה או מיתוג מעסיק כללי. הן ערוץ נוסף שמתחיל מהרשת שכבר יש לכם. למעשה, השניים מחזקים זה את זה: עובדים ממליצים בקלות רבה יותר על מקום עבודה שהם גאים בו, ומועמד שמקבל המלצה בודק בדרך כלל את העסק ברשת לפני שהוא פונה. על בניית התדמית הזו כתבנו במיתוג מעסיק: איך בונים אותו, ועל דרכים נוספות לקצר את התהליך באיך לקצר זמן גיוס בלי לפגוע באיכות.
הסיבה לעודד המלצות עובדים היא לא שהן קסם, אלא שהן מנצלות ידע שכבר קיים אצלכם בצוות ולרוב הולך לאיבוד. בפעם הבאה שנפתחת משרה, לפני שמפרסמים אותה בכל מקום, כתבו לצוות שלוש שורות על מי שאתם מחפשים, צרפו קישור, ואל תשכחו לחזור למי שהמליץ.